一つの仕事が終わる前に次から次へとやることが湧いてきて、気が付くと仕事が溜まりに溜まってパンクしそうになる。そうなった場合、本来ならいつもよりもスピードを上げて仕事をこなしていかなければいけませんよね。
効率が低下したりミスが増えるなどいつもよりもパフォーマンスが低下してしまうことが多々あります。そしてさらに仕事が溢れかえっていくという悪循環に陥ってしまうのです。
そこで今回は、仕事が山積みなってしまった時に悪循環に陥らずに仕事を確実に終わらせていく為の対処法を紹介します。
仕事が山積みになると、どんどん悪化する一方
一度仕事があふれ始めると、もうどんどん悪化する一方。気が付いたら山積みになって、抜け出すことがかなり困難になってしまいます。
本来ならよりいっそう仕事のスピードを上げて効率よくやらなければいけないのに、複数に色々なものを仕事をこなすことが難しかったり、ミスが増えて余計な仕事を増やしてしまったり、何から手をつければいいかわからず右往左往して無駄なことに時間を費やしてしまったりといった経験がある人も多いのではないでしょうか。
それでもやらなくてはいけない仕事は増えていき、期限はどんどん迫っていき、残業しても追いつかなくなっていき、パンクしそうになります。
仕事が溢れすぎていると精神的にもかなり辛い
仕事が溢れすぎている状態は精神的にもかなり辛いです。
期限が迫ってきているのにやるべきことをやれていない、終わっていないから周りに迷惑をかけるかもしれない、怒られるかもしれない、そんなことばかりを考え、どんどん追い込まれていきます。
そして仕事から帰ってきてからも、休みの日も、仕事のことが頭から離れなくなり、心が休まることがなくなってしまいます。
実際、私の周りでも仕事がパンクしそうになったことが原因で体を壊してしまい、休職や退職してしまった人が何人かいました。
山積みの仕事でパンクしそうになったらやるべきこと
ではもしも山積みの仕事によってパンクしそうになってしまったら、どのように対処してば良いのでしょうか。ここでは良い方向へと改善させる為の方法を紹介します。
まずは仕事を整理、何をやればいいのかを細かく一覧に
仕事が増えてくると、あれもこれもやらなきゃいけないと一つ一つの仕事はわかっていても、全体像をつかめなくなっていき、自分が仕事をどれだけ抱えているのかがわからなくなってしまいます。
そうなってしまうと、行き当たりばったりの対処しかできなかったり、あれもこれもと手をだして効率が悪くなってしまうので注意しなくてはなりません。
ですので、まず大切なのは今自分が抱えている仕事を整理するところから始めましょう。多少時間をかけても構いません。それがその先の効率に繋がります。
できれば細かく書きだしてみると良いでしょう。頭も整理され、冷静になって現実を見つめ直すことができます。
期限と重要度から優先順位を決定
仕事を書きだしたら、どれから始めるかを期限や重要度から優先順位をつけて、自分がやるべき順番をつけていきましょう。
期限がまだ先のものよりも、期限が迫っているものを優先的にやるべきだし、他に影響が少なく重要度が低い仕事よりも、他の仕事にも大きな影響を及ぼす可能性がある重要性の高い仕事を優先的にやるべきです。
適当な順番でやっていては、やるべきタイミングでやるべき仕事ができず、それを取り返す為にさらに余計な時間がかかることになります。
簡単にすぐできることはさっさと終わらせる
仕事の中には電話一本で終わるもの、簡単な資料を作れば終わるものなど、実は簡単すぐできるものも少なくないはずです。
そういった仕事は、優先順位が高い仕事への影響が及ばない程度にさっさと終わらせてしまうといいでしょう。
小さなことでも、仕事が一つ終わったということは安心感につながります。
投げれるものはすぐに投げる
人に投げる仕事は早めに投げてしまうようにして下さい。
まだ期限があるからと言って先延ばしにしていると、いざ頼もうと思った時に予定通りに引き受けてくれなかったり、思った以上に時間がかかってしまい期限に間に合わなくなることもありえます。
そうなってしまえば自分の仕事がまた増えてしまうことになります。自分ではなく他の人を使う時は、自分が思ったようなタイミングでできるとは限らないという点は頭にいれておきましょう。
一人で抱え込まない
仕事が溢れている状態は自分一人で抱え込まないように注意してください。
一人で抱え込んでしまっていたら、危ない状態を周りが察知することができないし、助けることもできません。それどころかさらに仕事が振ってくる可能性だってあります。
そうならないよう上司への報告や相談はこまめに行い、共有するようにしなければなりません。
また報告や相談は優先順位の確認にも繋がります。自分自身の判断で勝手にやってしまいもしそれが間違っていたら余計に大変です。そうならないようにする為にも上司に確認してもらうことは大切です。
仕事を断る勇気を持つ
溢れかえっている状態であっても、それを知らずに仕事を頼んでくる人はゼロではありません。
そんな時はははっきりと断ることも必要です。
できないことを引き受けるより、できないならできないとはっきり伝えた方が相手にとっても助かります。
ぜひ断る勇気を持つようにしてください。
精神的ストレスが大きい時は健康にも要注意
何より一番大切にすべきなのは、自分自身の健康です。
先ほども述べましたが、仕事がパンクしそうになったことが原因で、精神的ストレスになって体を壊してしまった人は決して少なくないのです。
無理な時は無理と伝える、少しでも体に異変があったら相談する、休みを取るようにしてください。おかしいと思ったら病院にも行くようにしましょう。
仕事が原因で体を壊すことは決して珍しいことではありません。たとえホワイト企業で残業が少なかったとしても仕事量等のプレッシャーから休まざるを得なくなってしまう人も多いのです。
もう一度言いますが何より大切なのは健康、そのことだけは忘れないようにしましょう。
