キャパオーバーで仕事が終わらない。原因は自分?それとも会社?

キャパオーバーで仕事が終わらない。そんな状態になってしまっていませんか?

キャパシティオーバーとは、すなわち自分の許容量を超えてしまっている状態のことを言います。

この状態になってしまうことは決して良い状態とは言えません。

今回は、キャパオーバーで仕事が終わらないという状態に陥る原因、影響、対処法について紹介していきます。

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そもそもキャパオーバーとは

キャパオーバーというのはよく使われる単語ですが、改めてどういう意味と聞かれたら考えてしまうものです。

キャパオーバーのキャパとはCapacity(キャパシティ)を短くしたもので、容量・許容量と訳します。

そのキャパ(キャパシティ)をオーバーするということは、自分の容量を超えた状態になっているのがキャパオーバーだと解釈するのが妥当でしょう。

キャパオーバーの前兆とは

自分の許容量を超えた状態、いわゆるキャパオーバーになるとどのようになるのでしょうか。

まずはキャパオーバーになる前兆を紹介します。

残業が多くなる

月末・四半期末・年末年始といった仕事が忙しくなる時期に残業をするのは仕方ありません。

しかし、そういった繁忙期でもないのに日常的に残業が多いというのは危険信号です。

残業が多いというのは定時で仕事が終わらないくらいの仕事量を日常的に任されている状態を意味します。

その結果、毎日の帰りが遅くなって明日の出勤時刻はいつもどおりとなると、心身が悲鳴を上げ始めます。

失敗が増える

キャパオーバーになると、仕事を終わらせることばかり意識するようになります。

その結果として仕事を少しでも手早く終わらせようと、仕事が雑になり、些細なミスが増えてくるものです。

ミスが増えると上司や先輩に注意されたり叱られることも多くなっていきます。

これによって悪循環が生まれて、さらに失敗が増えてしまう危険があります。

仕事に行きたくなくなる

毎日、自分ができる範囲以上の仕事を押し付けられる場所に行くのは嫌になるものです。

そして、キャパオーバーになる原因は仕事量だけではなく、人間関係や仕事の適性などもあります。

職場に行く足が重くなってしまうと、職場に来るだけですでに疲れてしまうようになってしまいます。

感情がコントロールできなくなる

キャパオーバー状態というのは自分が抑えられる範囲を超えたことで起こる精神状態です。

容量・許容量を常に超えている状態になってしまうことから、心を平静に保つ余裕がなくなり、怒りやすくなりがちです。

また、心の余裕がなくなると怒るだけでなく泣きやすくなったり、落ち込みやすくもなります。

感情が不安定になっている人は、キャパオーバー状態の可能性があります。

キャパオーバーで仕事が終わらない、その原因は?

キャパオーバーになってしまうのは、人によって様々な原因があります。

それは自分に原因がある場合もあれば、会社に問題がある場合もあり、ただ一つに決めることはできません。

自分がどういった原因でキャパオーバーになってしまっているか、なぜ仕事が終わらないのか考えてみましょう。

自分の要因

仕事をこなすスピードが遅い

仕事をこなすスピードが遅いと、仕事を終わらせる前に次からしなければいけない仕事が降ってくる為、キャパオーバーとなってしまいます。

仕事のスピードが遅くなる原因としてもっとも考えられるのは、単純に能力が低いということ。そうなると仕事をこなすスピードはどうしても遅くなります。

能力と一言で言っても、遅くなる原因は様々といったことがあげられます。

仕事の依頼をされると断れない

働くということは任された仕事をこなすということです。

仕事の依頼をされるということは、信頼をされたということですので、頑張ってこなそうとします。

しかし、今やっている仕事が終わっていなかったり、終わってすぐで疲れ切っている側から仕事の依頼をされて、すぐに取り掛かると体だけでなく精神にも疲れが溜まっていきます。

悩みが多い

普段から悩み事が多いとメンタルが不調になり、それが仕事にも影響します。

心が他のことに向いているので、必要な仕事と必要のない仕事の見極めができず、無駄なことに時間を費やし、デスクが汚くなって書類探しといった生産性のないことに時間を費やしたりします。

悩んでばかりいて、頭で考えるばかりでなかなか行動に移せないというのは、悩み事で心が許容量を超える状態に繋がりかねません。

睡眠不足

睡眠というのは体だけでなく、頭を休めるのにも非常に重要です。

その睡眠が短いものになっていると、眠ることで頭と心が整理されるということが起こらずに、仕事の疲れとストレスを引きずった状態になります。

また、睡眠不足が定着すると不眠症になり、眠ることそのものが難しくなって常に許容量を超えている状態になりかねません。

新しい仕事で覚えることが多すぎる

一つ一つをこなすのにエネルギーと知識が必要なのが仕事です。

そして、新しい仕事というのは知識がまだ足りなく、手順と知識を一つひとつ調べたり教えてもらったりして、覚えていかないといけません。

その結果、これまでてゃ違う新しい仕事を始めて、覚えることが多すぎることで頭がパンクしてしまいます。

マイナス思考

仕事をする上では誰もがミスをするものです。

しかし、そのミスをする度に「自分は駄目なんだ」と考え、成功しても「運が良かっただけ」と考えてしまうと、失敗をした悲しみを成功で癒やすことができません。

加えて、ずっとそういう精神状態ではミスをしたことや叱られたことをずっと引きずってしまい、心の中に常に失敗があることになります。

会社の要因

キャパオーバーになってしまうのは、自分が原因というだけではありません。

会社がキャパオーバーの原因になるということがあります。

上司のマネジメント不足

一人だけの負担が多く、その結果として残業続きになったり、ストレスを溜めたりしてキャパオーバーになるというと、大本の責任は仕事を回す上司の責任になります。

部下を的確に使うことができずに一人の負担が大きすぎになってしまっているということは、それだけけ上司のマネジメントに問題があるということです。

自分だけがキャパオーバーなのは自分が弱いからと考えず、上司のマネジメント能力が低いのだと考えてみましょう。

仕事が多い

キャパオーバー、仕事が終わらない原因として、単純に仕事量が多いという場合も多々あります。

人員に対して仕事が多すぎて、一人ひとりの仕事量があまりにも多すぎたり、上司の仕事の配分が下手で、一人に仕事が集中しすぎていたり、なんでもかんでも仕事を引き受けてしまっていたりといったことが原因としてあげられます。

参考:仕事量が多すぎる。その原因は?

残業を過剰に禁止している

やるべき仕事が多い場合は残業もしながら仕事を進めていく方も多いでしょう。

サービス残業やブラックと呼ばれるくらいの残業をするのはNGですが、仕事を適切に進めていくためにはどうしても残業が必要になるケースも出てきます。

しかし、残業禁止ということを過剰に取り決めている会社だと残業ができないことが逆に負担になります。

残業が全くできないとなると、仕事を家に持ち帰ることになったり、サービス残業をせざる得なくなる可能性もあるため、それが原因となって体が疲れてしまいます。

キャパオーバーになってしまった時の影響

キャパオーバーになってしまうことで引き起こされることは色々あります。

良いことはありますが、悪いことのほうが多いですね。

良い影響

キャパオーバーになった時、それでもなんとかしようと、仕事のやり方を考えたり、仕事を終わらせる為の方法を考えることによって、仕事の能力が上がるという一面があります。

上司が部下を成長させる為に、その人の能力を少しこえた仕事を与えるということはよくあることです。

ただ、それはあくまで少しだけの場合。

あまりに極端にキャパオーバーすると、成長は望めなくなります。

悪い影響

キャパオーバー、仕事が終わらないとなった時、責任感の強い人だとサービス残業をしたり、家に仕事を持ち帰ってしまうといったことをする人も多いです。

そうなると労働時間が長時間となり、精神的、身体的疲労が蓄積されていってしまいます。

また仕事が終わらないことによって、上司に怒られる、評価が下がるといったことから悩み、それが精神的ストレスとなってうつ病になるといった可能性もあります。

いっそのこと無理だと割り切り諦めることができればいいのですが、そのように思うことができる人のほうが少ないでしょう。

キャパオーバーにならないための防止策

心身の負荷が大きすぎてキャパオーバーになると、仕事にさまざまな悪影響がでてきます。

そのため、どうやったら自分の許容量を超えない程度で仕事ができるかをチェックしましょう。

仕事を断る勇気も持つ

自分に仕事を任せてくれるということは、それだけ自分を信用し、評価してくれるということでもあります。

しかし、キャパオーバーになっている真っ最中に仕事を依頼されて、相手に悪いからと引き受けてしまうと、さらに自分を追い込むことになります。

すでに限界を超えているキャパオーバーの状態で仕事を受けて雑にこなしてしまうと、相手にも失礼なことになるので、仕事を断る勇気を持ちましょう。

仕事の優先順位を明確にする

依頼を受けて仕事を引き受ける上で重要なのは先にやる仕事と後回しにする仕事の順番をしっかり決めておくということです。

ケース・バイ・ケースなのは当然として、基本的には重要な仕事から先にこなし、それから優先順位の低い仕事に取り掛かるようにするのが大切です。

重要な仕事というのは後回しにしていても、常に気になってしまっているものなので、優先順位が高いものとして、仕事をする順を明確にするのが良いでしょう。

キャパオーバーになった時の対処法

キャパオーバーになってしまうと、精神的にも辛い為、なんとか脱したいと思う人がほとんどでしょう。

ですから、なんらかの対処をしていく必要があります。

そこで、キャパオーバーになってしまった場合の対処法を紹介します。

自分の仕事量を客観的に見極める

仕事が終わらない状態だと、ついつい自分の仕事が多いと思いがちです。

しかし実態は違うかもしれません。

なんらかの理由で仕事をこなすスピードが遅い為に、キャパオーバーとなっているだけで、周囲と比べて仕事が多いわけではないということもあります。

まずは自分の仕事が周囲に比べて本当に多いのかを見極めましょう。

一度、仕事を整理し、優先順位をつける

キャパオーバーになっている状態、仕事が終わらないと焦っている状態だと、あれもこれもと手をだし効率が悪くなってしまい、結局一つの仕事がなかなか終わらずに、さらに仕事が積もっていくという状態になってしまいます。

一度仕事を整理し、どの仕事から終わらせていくか優先順位をつけましょう。

優先順位は、期限、重要度から判断しましょう。自分で決められない場合には上司や先輩に相談してもいいのです。

キャパオーバーしていることをアピールする

自分がキャパオーバーしていることをアピールすることも大切です。

周囲にアピールすることによって、仕事を頼まれなくなりますし、今の仕事を誰かが引き受けてくれる可能性もあります。

上司の仕事の割り振り方も変わることもあります。

また、変わらない場合であっても、仕事が終わらなかったり、何かミスをした場合もキャパオーバーが原因であると言え、

ミスの原因は仕事を減らさなかった周囲にもあることになるので、一人で抱えることはなくなります。

キャパオーバーになっていることを黙っていて、仕事が終わらないとたとえ人より仕事が多くても怒られる原因になります。

しっかり休む

休むことは非常に大切なこと。

キャパオーバーになってしまい、仕事が終わらないからと、サービス残業をしたり、仕事を家に持ち帰ってしまうと、

疲れがとれずに集中力も落ちて、効率が悪くなり結果的に仕事を進めるスピードが遅くなるという場合も多いです。

休む時は休む。

これは非常に大切なことです。

人を使う

先輩の立場であれば後輩に仕事を任せる、後輩の立場であれば積極的にわからないことは先輩に聞くといったことも時には必要です。

なんでもかんでも自分で仕事を終わらせる、自分で解決しようとすると、無駄な時間も多くなってしまいます。

自分で悩んでいたら数時間かかるものも人に聞けば簡単に終わるなんてこともよくあります。

転職する

キャパオーバーの状態が一時期だけなら繁忙期特有だと耐えられますが、それがずっと続くとなると心身に限界が出て、取り返しのつかないことになってしまうかもしれません。

キャパオーバーになって、上司や先輩に相談をしても改善されないとなると、その職場は問題を抱えてします。

その職場にいても、キャパオーバーで心も体も磨り減っていくだけだと考えられるので、潔く転職の決断をしましょう。

かなり無理しているなら転職も考える

キャパオーバーとは自分の許容量を大きく超えた状態のことを指します。

そして、キャパオーバーになるとミスが増えて精神的に不安定になり、会社に行きたくなくなります。

解消するには自分の状態を訴え、周囲に頼り、休息をしっかり取るのが重要です。

しかし、そういった対処をとっても、解決しない場合もあります。

例えば会社として仕事量が多すぎる場合だと、全員がキャパオーバーの状態になってしまっていて、仕事が全然減らないという状態が続いてしまいます。

もしかなり無理した状態が続きこの先も解消しようがなかったり、会社として仕事が多いからといってサービス残業を強いたり理不尽に怒って社員を追い込むような環境にあるなら、転職を考えることも大切なこと。

無理に一つの会社にしがみつく必要もありません。自分を一番に考えましょう。

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