キャパオーバーで仕事が終わらない。原因は自分?それとも会社?

キャパオーバーで仕事が終わらない。そんな状態になってしまっていませんか?

キャパシティオーバー、すなわち自分の許容量を超えてしまっている状態。

この状態になってしまうことは決して良い状態とは言えません。

今回は、キャパオーバーで仕事が終わらないという状態に陥る原因、影響、対処法について紹介していきます。

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※1 2020年9月

キャパオーバーで仕事が終わらない、その原因は?

キャパオーバーになってしまうのは、人によって様々な原因があります。

それは自分に原因がある場合もあれば、会社に問題がある場合もあり、ただ一つに決めることはできません。

自分がどういった原因でキャパオーバーになってしまっているか、なぜ仕事が終わらないのか考えてみましょう。

仕事をこなすスピードが遅い

まず一つ目の原因は、仕事をこなすスピードが遅いことによるもの。

仕事をこなすスピードが遅いと、仕事を終わらせる前に次からしなければいけない仕事が降ってくる為、キャパオーバーとなってしまいます。

仕事のスピードが遅くなる原因としてもっとも考えられるのは、単純に能力が低いということ。そうなると仕事をこなすスピードはどうしても遅くなります。

能力と一言で言っても、遅くなる原因は様々。

知識が少なく、一つずつ調べながら仕事をしている為に時間がかかってしまったり、

必要な仕事と必要のない仕事の見極めができずに、無駄なことに時間を費やしていたり、デスクが汚く、書類探しといった生産性のないことに時間を費やしていたり、悩んでばかりいて、頭で考えるばかりでなかなか行動に移さなかったりといったことがあげられます。

また体調不良、睡眠不足、モチベーションの低下によって集中力が下がってしまっているなんて場合もあります。

また会社や職場にも原因がある場合があり、仕事をしやすい環境になかったり、わからないことがあっても聞きやすい環境をつくっていないといったことが原因になっていることもあります。

仕事が多い

キャパオーバー、仕事が終わらない原因として、単純に仕事量が多いという場合も多々あります。

人員に対して仕事が多すぎて、一人ひとりの仕事量があまりにも多すぎたり、上司の仕事の配分が下手で、一人に仕事が集中しすぎていたり、なんでもかんでも仕事を引き受けてしまっていたりといったことが原因としてあげられます。

参考:仕事量が多すぎる。その原因は?

キャパオーバーになってしまった時の影響

キャパオーバーになってしまうことで引き起こされることは色々あります。

良いことはありますが、悪いことのほうが多いですね。

良い影響

キャパオーバーになった時、それでもなんとかしようと、仕事のやり方を考えたり、仕事を終わらせる為の方法を考えることによって、仕事の能力が上がるという一面があります。

上司が部下を成長させる為に、その人の能力を少しこえた仕事を与えるということはよくあることです。

ただ、それはあくまで少しだけの場合。

あまりに極端にキャパオーバーすると、成長は望めなくなります。

悪い影響

キャパオーバー、仕事が終わらないとなった時、責任感の強い人だとサービス残業をしたり、家に仕事を持ち帰ってしまうといったことをする人も多いです。

そうなると労働時間が長時間となり、精神的、身体的疲労が蓄積されていってしまいます。

また仕事が終わらないことによって、上司に怒られる、評価が下がるといったことから悩み、それが精神的ストレスとなってうつ病になるといった可能性もあります。

いっそのこと無理だと割り切り諦めることができればいいのですが、そのように思うことができる人のほうが少ないでしょう。

キャパオーバーになった時の対処法

キャパオーバーになってしまうと、精神的にも辛い為、なんとか脱したいと思う人がほとんどでしょう。

ですから、なんらかの対処をしていく必要があります。

そこで、キャパオーバーになってしまった場合の対処法を紹介します。

自分の仕事量を客観的に見極める

仕事が終わらない状態だと、ついつい自分の仕事が多いと思いがちです。

しかし実態は違うかもしれません。

なんらかの理由で仕事をこなすスピードが遅い為に、キャパオーバーとなっているだけで、周囲と比べて仕事が多いわけではないということもあります。

まずは自分の仕事が周囲に比べて本当に多いのかを見極めましょう。

一度、仕事を整理し、優先順位をつける

キャパオーバーになっている状態、仕事が終わらないと焦っている状態だと、あれもこれもと手をだし効率が悪くなってしまい、結局一つの仕事がなかなか終わらずに、さらに仕事が積もっていくという状態になってしまいます。

一度仕事を整理し、どの仕事から終わらせていくか優先順位をつけましょう。

優先順位は、期限、重要度から判断しましょう。自分で決められない場合には上司や先輩に相談してもいいのです。

キャパオーバーしていることをアピールする

自分がキャパオーバーしていることをアピールすることも大切です。

周囲にアピールすることによって、仕事を頼まれなくなりますし、今の仕事を誰かが引き受けてくれる可能性もあります。

上司の仕事の割り振り方も変わることもあります。

また、変わらない場合であっても、仕事が終わらなかったり、何かミスをした場合もキャパオーバーが原因であると言え、

ミスの原因は仕事を減らさなかった周囲にもあることになるので、一人で抱えることはなくなります。

キャパオーバーになっていることを黙っていて、仕事が終わらないとたとえ人より仕事が多くても怒られる原因になります。

しっかり休む

休むことは非常に大切なこと。

キャパオーバーになってしまい、仕事が終わらないからと、サービス残業をしたり、仕事を家に持ち帰ってしまうと、

疲れがとれずに集中力も落ちて、効率が悪くなり結果的に仕事を進めるスピードが遅くなるという場合も多いです。

休む時は休む。

これは非常に大切なことです。

人を使う

先輩の立場であれば後輩に仕事を任せる、後輩の立場であれば積極的にわからないことは先輩に聞くといったことも時には必要です。

なんでもかんでも自分で仕事を終わらせる、自分で解決しようとすると、無駄な時間も多くなってしまいます。

自分で悩んでいたら数時間かかるものも人に聞けば簡単に終わるなんてこともよくあります。

かなり無理しているなら転職も考える

上記のような対処を行っても、解決しない場合もあります。

例えば会社として仕事量が多すぎる場合だと、全員がキャパオーバーの状態になってしまっていて、仕事が全然減らないという状態が続いてしまいます。

もしかなり無理した状態が続きこの先も解消しようがなかったり、会社として仕事が多いからといってサービス残業を強いたり理不尽に怒って社員を追い込むような環境にあるなら、転職を考えることも大切なこと。

無理に一つの会社にしがみつく必要もありません。自分を一番に考えましょう。

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