キャパオーバーで仕事が終わらない。そんな状態になってしまっていませんか？
キャパシティオーバーとは、すなわち自分の許容量を超えてしまっている状態のことを言います。
この状態になってしまうことは決して良い状態とは言えません。
今回は、キャパオーバーで仕事が終わらないという状態に陥る原因、影響、対処法について紹介していきます。
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キャパオーバーな状態とは
キャパオーバーという言葉はよく使われていますが、改めてどういう意味と聞かれたら考えてしまうものです。
キャパオーバーのキャパとは「Capacity（キャパシティ）」を短くしたもので、容量・許容量と訳します。
そのキャパ（キャパシティ）をオーバーするということなので、自分の容量を超えた状態だと解釈するのが妥当でしょう。
容量を超えた状態と聞くと、それほど深刻な印象には感じないでしょうが、実際は限界を超えているので、ほぼ機能していない状態と言っても過言ではありません。
キャパオーバーが招く負の状態
キャパオーバーになってしまうことで引き起こされることは色々あります。
良いことはありますが、当然、悪いことのほうが多いですね。
新しいことに挑戦できなくなる
今ある仕事に手一杯になっていたら、それをこなすことに時間と労力が使われてしまいます。
そうなると必然的に、ほかの仕事に手を付けることはできません。
余裕があるときに初めて新しい仕事に着手できるので、キャパオーバー状態だと次の仕事に進めなくなってしまいます。
そして、新しい仕事に挑戦できない状態が、評価にも響いてくるかもしれないのです。
簡単な仕事もできなくなってしまう
キャパオーバーな状態がさらに悪化すると、精神的にも追い込まれていきます。
そうなると、普段起こさないはずの単純なミスや、処理スピードの低下を招く原因となるのです。
さらに、本来持っている能力が発揮されずにいると自信が削がれ、負のループに巻き込まれてしまう可能性もあります。
精神的・身体的に限界を迎えてしまう
キャパオーバー、仕事が終わらないとなった時、責任感の強い人だとサービス残業をしたり、家に仕事を持ち帰ってしまうといったことをする人も多いです。
そうなると労働時間が長時間となり、精神的・身体的疲労が蓄積されしまいます。
また、仕事が終わらないことによって、上司に怒られる、評価が下がるといった悩みが生まれ、それが精神的ストレスとなってうつ病になるといった可能性もあります。
いっそのこと無理だと開き直って諦めることができればいいのですが、そのように思える人のほうが少ないでしょう。
キャパオーバーで仕事が終わらない、それって自分のせい？会社のせい？
キャパオーバーになってしまうのは、人によって様々な原因があります。
それは自分に原因がある場合もあれば、会社に問題がある場合もあります。
自分がどういった原因でキャパオーバーになってしまっているか、なぜ仕事が終わらないのか考えてみましょう。
自分に原因がある場合
まずは、自分に原因がある場合について見ていきましょう。
能力不足で仕事をこなすスピードが遅い
仕事をこなすスピードが遅いと、着手中のタスクが完了する前に次のタスクが降ってきてしまうため、キャパオーバーとなってしまいます。
仕事のスピードが遅くなる原因としてもっとも考えられるのは、単純に能力が低いことです。
能力が低いと、仕事の処理スピードが遅くなるので、当然一つひとつの仕事にかかる時間は長くなります。
ちなみに、能力と一言で言っても遅くなる原因は様々で、ただ仕事を覚えようとせず同じミスを繰り返す場合もあれば、いまの仕事がそもそもあなたに合っていない可能性もあります。
同じ能力不足でも、その原因によって対処法は異なるので、大切なのは能力不足の原因を突き止めることです。
仕事の依頼をされると断れない
仕事の依頼をされると、その気持ちに応えたくて頑張ろうとしてしまいます。
その結果、他の仕事で手一杯なのに、無理して仕事を受けてしまいます。
しかし、今やっている仕事が終わっていなかったり、終わってすぐ仕事の依頼をされて、すぐに取り掛かろうとしたりすると、体だけでなく精神にも疲れが溜まっていきます。
悩みごとで頭がいっぱい
普段から悩み事が多いとメンタルが不調になり、それが仕事にも影響します。
心が他に向いているので、必要な仕事と必要のない仕事の見極めができず、無駄なことに時間を費やし、デスクが汚くなって書類探しといった生産性のないことに時間を費やしてしまいす。
頭で考えるばかりでなかなか行動に移せないというのは、悩み事で心が許容量を超える状態に繋がりかねません。
慢性的な睡眠不足
睡眠というのは体だけでなく、頭を休めるのにも非常に重要です。
その睡眠が短いものになっていると、頭と心が整理されにくく、仕事の疲れとストレスを引きずった状態になります。
また、睡眠不足が定着すると不眠症になり、眠ることそのものが難しくなって常に許容量を超えている状態になりかねません。
新しい仕事で覚えることが多すぎる
一つひとつをこなすのにエネルギーと知識が必要なのが仕事です。
そして、新しい仕事というのは知識がまだ足りなく、手順と知識を一つひとつ調べたり教えてもらったりして、覚えていかないといけません。
その結果、覚えることが多すぎることで頭がパンクしてしまいます。
常にネガティブ思考
仕事をする上では誰もがミスをするものです。
しかし、そのミスをする度に「自分は駄目なんだ」と考え、成功しても「運が良かっただけ」と考えてしまうと、失敗をした悲しみを成功で癒やせません。
加えて、そういう精神状態ではミスや叱られた経験をずっと引きずってしまい、心の中に常に失敗がある状態になります。
会社に原因がある場合
キャパオーバーになってしまうのは、自分が原因というだけではありません。
会社がキャパオーバーの原因になっていることもあるのです。
上司のマネジメント不足
一人だけの負担が多く、その結果として残業続きになったり、ストレスを溜めたりしてキャパオーバーになってしまう大体の責任は仕事を回す上司にあります。
部下を的確に使うことができずに一人の負担が大きすぎになってしまっている状態は、それだけで上司のマネジメントに問題があるということです。
キャパオーバーなのは自分が弱いからと考えず、上司のマネジメント能力が低いのだと考えてみましょう。
仕事が多い
キャパオーバー、仕事が終わらない原因として、単純に仕事量が多いという場合があります。
職場が慢性的に人材不足になっていたり、経営難で人材を増やしたくても増やせない状態になっていたりすることが原因としてあげられます。
もちろん、このケースは会社全体の問題なので、あなたの頑張りで解決できるものではありません。
残業を過剰に禁止している
やるべき仕事が多い場合、時には残業もしながら進めていくこともあるでしょう。
サービス残業やブラックと呼ばれるくらいの残業をするのはNGですが、仕事を適切に進めていくためにはどうしても残業が必要になるケースも出てきます。
しかし、残業禁止ということを過剰に取り決めている会社だと、残業ができない環境が逆に負担になります。
残業が全くできないとなると、仕事を家に持ち帰ることになったり、サービス残業せざるを得なくなったりする可能性もあるため、それが原因となって体が疲れてしまいます。
キャパオーバーで仕事が終わらない時の対処法
キャパオーバーになってしまうと、精神的にも辛い為、なんとか脱したいと思う人がほとんどでしょう。
ですから、なにかしらの対処をしていく必要があります。
ここでは、キャパオーバーになってしまった場合の対処法を紹介します。
仕事を断る勇気も持つ
自分に仕事を任せてくれるということは、それだけ自分を信用し、評価してくれていることでもあります。
しかし、キャパオーバーになっている真っ最中に仕事を依頼されて、相手に悪いからと引き受けてしまうと、さらに自分を追い込むことになります。
すでに限界を超えているキャパオーバーの状態で仕事を受けて雑にこなしてしまうと、相手にも失礼になるので仕事を断る勇気を持ちましょう。
やるべきタスクを整理し、優先順位を付けて取り組む
キャパオーバー状態や仕事が終わらないと焦っている状態だと、あれもこれもと手をだし効率が悪くなってしまい、結局一つの仕事がなかなか終わらずに、さらに仕事が積もっていきます。
そのため、依頼を受けて仕事を引き受ける上で重要なのは、先にやる仕事と後回しにする仕事の順番をしっかり決めておくことです。
一度仕事を整理し、どの仕事から終わらせていくか優先順位をつけましょう。
基本的には重要な仕事から先にこなし、それから優先順位の低い仕事に取り掛かるようにするのが大切です。
優先順位は、期限、重要度から判断し、自分で決められない場合には上司や先輩に相談しても良いでしょう。
キャパオーバーしていることを周囲にアピールする
自分がキャパオーバー状態であることを周囲にアピールすることも大切です。
周囲にアピールすることによって、無理に仕事を頼まれなくなりますし、今の仕事を誰かが引き受けてくれる可能性もあります。
上司の仕事の割り振り方も変わることもあります。
また、変わらない場合であっても、仕事が終わらなかったり何かミスしたりした際に、キャパオーバーが原因であると主張できます。
ミスの原因は仕事を減らさなかった周囲にもあることになるので、一人で抱える必要がなくなるのです。
キャパオーバー状態だと黙っていて仕事が終わらないと、たとえ人より仕事が多いことが原因だとしても怒られる要因になります。
仕事量が適切な会社に転職する
キャパオーバーの状態が一時期だけなら耐えられますが、それがずっと続くとなると心身が限界をむかえ、取り返しのつかない事態になってしまうかもしれません。
キャパオーバーになって、上司や先輩に相談をしても改善されないとなると、その職場は問題を抱えてします。
その職場にいても、キャパオーバーで心も体も磨り減っていくだけだと考えられるので、潔く転職の決断をしましょう。
キャパオーバーで仕事が終わらない状況が続くなら転職も考えよう
キャパオーバーとは、自分の許容量を大きく超えた状態のことを指します。
そして、キャパオーバーになるとミスが増えて精神的に不安定になり、会社に行きたくなくなります。
解消するには自分の状態を訴え、周囲に頼り、休息をしっかり取るのが重要です。
しかし、そういった対処をとっても、解決しない場合もあります。
もし、かなり無理した状態が続きこの先も解消しようがなかったり、会社として仕事が多いからといってサービス残業を強いたり理不尽に怒って社員を追い込むような環境にあるなら、転職活動を進めてください。
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