会社に訪問した方が一番に言葉を交わすため、「会社の顔」ともいわれ、企業の印象の決め手ともなる【受付嬢】は、華やかな印象があり、憧れを抱いている方も多くいます。

受付での接客が主な仕事となりますが、受付嬢と一口に言っても、メーカーや商社など企業の総合受付もあれば、エステやクリニックなどの医療・美容系の受付と、大きく分けて2つの種類に分けることができます。

企業の総合受付では、窓口業務にくわえて事務作業やサポート業務を行うことが多く、医療・美容系の受付では窓口業務の他に、会計・販売・次回予約などの業務を行うこともあります。

受付でいつもにこやかな笑みを浮かべているイメージの受付嬢の仕事ですが、実際にはどのような業務を行い、どのようなスキルが必要とされているのか、受付嬢の仕事に就くにはどのように仕事を探せばいいのか、詳細を確認していきましょう。

受付嬢の仕事内容

会社によって詳細は異なりますが、会社の顔である窓口で受付嬢が行っている仕事内容は、主に5つに分類されます。

①来客の応対

来訪された方の名前・企業名・来訪された目的の確認などの確認を行い、担当者への取り次ぎを行い、必要があれば来訪者へ入館証を渡すことや施設内の案内・送迎車の手配・次回のアポイントメントの受付や管理など、「会社の顔」として来訪者への対応を行います。

会社に来てくれた方の最初の印象にも繋がるので常に気を抜けません。

②訪問者の情報登録・管理

来訪された顧客や患者などの情報を登録し、来客数の集計・カルテの作成などを行うとともに、登録した情報の管理・資料作成などを行います。

この管理がしっかりできていないと、万が一関係者以外の方がいつ社内に入ってきたのかということを調べる時にセキュリティが甘いとみなされてしまいます。

地味な作業ですがこれも重要な業務の一つです。

③代表電話やメールの対応

代表電話や問い合わせの電話やメールに対応を行い、要件の確認・担当者への取り次ぎなどを行います。

ただ単に相手に繋げるだけの役をするのではなく、臨機応変に対応できると評価が上がるでしょう。

④会議室の予約対応

会議室の管理や、各部門から寄せられる予約の対応をダブルブッキングが起こらないように行い、清掃業務などを行います。

スケジュール管理能力も必要なので一つ一つの予定を確認して常に会社の施設の利用状況などを把握していることが大切です。

⑤備品管理等の庶務

企業や病院の資料作成、宅配物や書類などの荷物の運搬・館内放送などの庶務を行うこともあります。

いわゆる雑務にあたる業務となるので、会社によってはこのような業務は別に行う方がいる可能性があります。

ただ、中小企業などは受付業務の方と庶務の方を兼任している場合も珍しくありません。

受付嬢の平均給与

勤務先によって異なりますが、受付嬢の平均給与は約300~400万円といわれており、高額を稼ぐというよりは、仕事へのやりがいや人脈作り、残業がほとんどないためプライベートを大事にすることができる職種でもあります。

業務自体は最初こそ大変ですが、慣れてしまえば淡々とこなすことができる業務が多くあるため、より高収入を目指す方は受付嬢とは別の職種への転職も検討をしてみてもいいでしょう。

受付嬢の仕事で身につくスキル

多くの来訪者に接する受付嬢は、接客・事務などさまざまな業務内容を行うことで、多様なスキルを身につけることができます。

主に挙げることのできるスキルとしては下記の3点です。

ビジネスマナー

会社の顔として来客対応・電話対応をすることで、経験に基づく的確なビジネスマナーを身につけることができます。

パソコンスキル

受付業務を行う以外の時間に、顧客情報の管理や会議室の予約、資料作成などの事務的な作業をする機会も多いため、WordやExcelなどを使った基本的なPCスキルを身につけることができます。

臨機応変に対応する力

アポイントメントのない来訪者や来訪時間の変更など、受付では予定していたスケジュールが変わることが非常に多く、臨機応変に対応する力を自然と身につけることができます。

受付嬢の仕事で大変なこと

いつもにこやかな笑みを浮かべて受付に立っていることが求められる受付嬢ですが、笑顔の裏にはいくつもの忍耐が隠されており、受付嬢経験者も「思っていたよりもハードな仕事」と語ることも多いです。

常に笑顔で対応しないといけない

どれだけ体調が悪いときや疲れているときでも、お客様が訪れる限りは「会社の顔」として、いつでも明るく笑顔で、来訪者に失礼のないように丁寧な対応を行う必要があります。

インフルエンザなどの感染症が流行っているときや花粉症がひどいという時期でも、表情を隠すマスク着用が禁じられることも多いため、休むこともできないのに、予防法を取ることができないというリスクを抱えています。

企業によっては座ることが許されない受付嬢も多く、足がむくんでしまう・冷えるというトラブルを抱えることもあり、就業時間の間立ち続けることが求められる体力が必要な仕事でもあるということを覚えておきましょう。

コミュニケーションが大切な仕事なので、気分が落ち込んでいるときでも、にこやかな対応を行うことは、想像以上のストレスになることがあります。

繁忙期には休みなく対応し続けなくてはならないことも

繁忙期には一般的に、通常より多くのスタッフを配置されますが、それでも休む間もなく、次から次へと来客の対応を続けなくてはならないほど忙しくなることが予想されます。

忙しいときでも姿勢を正し清潔感を保って来客対応を行うことは、通常以上に気を張る必要があります。

臨機応変な対応が求められる

1日の中でも来訪者の緩やかな時間とどっと押し寄せる時間があったり、予定にない来客の対応や予定の変更が発生することは間々あったりなど、そのようなときでも冷静に判断を下し、失礼のないよう丁寧で適切な対応を取る必要があります。

災害時など予想外の出来事にも、「会社の顔」として冷静な行動を取ることになるので、何があっても臨機応変な対応ができるようになるためには、さまざまなケースを経験することが必要となるため、仕事をこなすことでスキルとして身についていくでしょう。

受付嬢になるためには何が必要?

受付嬢になるためには、特別な資格や必須スキルのようなものはなく、高学歴であるという必要もありませんが、持っていると有利なスキルというものもあります。

受付嬢を目指したい方は、今の自分にスキルが備わっているか、身につけるにはどうしたらいいのかを検討してみましょう。

受付嬢になるために持っておくと有利な資格・スキル

PCスキル

受付業務では来訪者の情報を入力することや来客数の集計を行うなどでパソコンを使うことがあり、そのほかにも会議室の予約業務や資料作成など、事務の仕事ではなくても、パソコンを使う場面というのは度々訪れます。

パソコン検定などの専門資格まではなくてもよいですが、基本的なパソコン作業ができると仕事を始める際にも難なく覚えることができるでしょう。

秘書検定

資格がなくても、求人へ応募することがありますが「秘書検定を持っている」というのは、大きな強みとなります。

秘書検定は1~3級まであり、言葉遣いや電話応対・接客マナーなどのビジネスに関するマナーや、ファイリングや郵便関係の取り扱い方法・文書作成のマナー・社会や経済の一般常識・OA機器の取り扱い方法などの幅広い知識や技能を問う試験となっているため、就業前から「マナー」が身についていることになります。

必須の資格ではありませんが2級・3級は筆記試験のみとなるため、取得しておくとアピールの材料として使うことができます。

外国語

外資系企業などの受付嬢を目指したい場合は、当然訪問客も外国の方が多くなるため、英語などの外国語のスキルと持っていると有利に働くということがあります。

学歴は必要になる?

学歴があることで採用ケースが広がる可能性はありますが、絶対に必要なものではなく、高校や大学を卒業した後に、求人への募集や派遣会社などから応募するということが多い業種です。

自社の社員を受付嬢としている企業の場合は、新卒採用で入社し、まずは総務部や管理部などに配属された後、希望や適性によって受付に配置されるというケースが一般的になります。

学歴よりも、大学名では測れないコミュニケーションスキルや会社のイメージに合うかどうかが大事になってくるため、高卒や有名大学の名前であることの心配よりも、一般常識や丁寧な受け答えや表情を大切にしましょう。

受付嬢になるにはどうしたらいい?

受付嬢の受付嬢は、ほとんどの企業が派遣社員や業務委託で雇っているため、どの部署に配属されるかわからない新卒採用を狙うよりも、受付業務の案件を多く取り扱っている転職エージェントや派遣会社を利用して職に就く方も多く、エージェントや派遣会社を利用するメリットもあります。

転職エージェントや派遣会社では、希望条件を元に仕事先を探してもらうことができ、会社や担当の方によっては、面接対策を行ってくれる場合や詳しい条件の相談などに乗ってもらうことができるため、職場探しや就職後も安心して取り組むことができます。

経験者が少なく、結婚や出産などで職を離れる方が多いため、未経験者の募集も多く、他の業界や職種からの転職者でも受け入れられやすい土壌にあります。

受付嬢から転職すると? 受付嬢のスキルが活かせる別の職種は?

受付嬢になる方法を確認できましたが、受付嬢から他の職種に転職を考えている場合、受付嬢ができなくなったときに、受付嬢という特殊な仕事は、将来他の職業に転職することができないのではと心配する方もいるでしょう。

受付は会社の顔となるため、若い女性が採用されることが多く、チームワークが必要となる分、濃密な関係性となる場合があるため、人間関係がストレスとなってしまうということもあります。

受付嬢で身につくスキルには、「PCスキル」「ビジネスマナー」「臨機応変の対応力」などがあり、十分他の職種で活躍することができる力が身についているため、そのスキルをどう生かしていけるのかを確認していきましょう。

秘書事務

受付嬢に近い仕事内容では、「秘書」という職種を挙げることができます。

秘書は経営者や役員などの補佐として、スケジュール管理やアポイントメント対応から、資料の作成・整理・ギフトの手配や冠婚葬祭などの雑務まで、上司の仕事がスムーズに回るようにサポートを行うのが仕事であり、受付の仕事で身につけた判断力や臨機応変な接客経験を生かすことができます。

来客のもてなしをする機会も多く、受付の仕事で身につく人の顔や名前を覚えるという経験も、秘書の仕事において大切なスキルであり、来訪者によって求められるさまざまな要望への細やかな気遣いなどを強みにすることができます。

社内機密に触れることもあるため、気苦労もありますが、受付嬢で身につけたスキルをそのまま生かすことができ、仕事内容を大きく変えたくないという方にもおすすめの転職先です。

資格は必須ではありませんが、「秘書検定」を持っていると、即戦力であるというアピールの後押しに利用することができるでしょう。

営業事務

事務の仕事は扱われる求人数が多く、受付の業務には来客者の情報管理や資料作成・会議室の予約・管理など、事務作業が含まれることが多く、事務の仕事への転職は違和感も少なく取り組むことができます。

事務の中でも、他社の人間と関わることの多い「営業事務」は、営業が扱う商品やサービスの取引から販売まで、営業事務の作る見積書・契約書などの書類が必要となり、外出の多い営業担当者への連絡をスムーズに取り次ぐことが主な仕事になります。

営業事務の仕事では、受付で身につけた接客や電話対応のマナーやコミュニケーション能力を生かすことができ、書類作成時でも社内外の相手と円滑に仕事が進んでいくときにも臨機応変な対応を生かすことができます。

事務は未経験者の応募も多く、より深いPCスキルやサポート力など、事務のスキルを身につけることができるため、さらなるキャリアアップや年収アップを目指した転職を行うこともできます。

営業をサポートする仕事であるため、補佐やアシストを行う仕事が向いている方は、営業事務の仕事を検討してみましょう。

受付嬢はただ華やかなだけじゃない!

会社の入り口で、いつも笑顔で出迎えてくれる受付嬢のお仕事は、訪問者の対応や案内だけを行う仕事ではなく、その裏では事務作業や庶務業務など、さまざまな仕事をこなしており、立ちっぱなしで体力が必要になることもあるハードな仕事です。

勉強では習うことのできない判断力や臨機応変な対応力など、受付嬢では特長のあるスキルを身につけることができ、その能力はその後の転職でも役に立てることができます。

受付嬢には必ず必要であるという資格やスキルはなく、学歴を問われることも少なく、未経験から応募することのできる求人はたくさん見つけることができるため、受付嬢の仕事に就きたいという方は、安心して始めてみると良いでしょう。