上司の中には、「わからないことがあったら何でも聞いて！」 と声をかけてくれる方がいますが、言われた側は仕事中に声をかけるタイミングがつかめない、いつも忙しそうにしていて声をかけにくいと感じて、なかなか上司に相談できないこともあります。
仕事をする上で、報・連・相が大事だと一般に言うものの、上司に相談する際の声をかけるタイミングや話の切り出し方に迷うことも多いです。
そこで、今回は上司に相談する際の声をかけるタイミングや話の切り出し方にスポットを当てて解説するとともに、上司に相談する際に気を付けたいことを紹介していきます。
普段から上司に相談しづらいと感じている方はぜひ参考にしてください。
上司に仕事の相談をしたいけど切り出し方が難しい
仕事上でミスやトラブルがあったとき、業務上で行き詰まりを感じているときに1番頼りになる・相談したいと思うのは上司です。
上司は、業務内容や進捗を把握しているだけでなく、その業務や社会人の先輩としても相談できる存在でしょう。
ですが、実際は上司も複数の業務や部下を抱えているほか、相談することで相手の貴重な時間を奪うことになるのが申し訳ないという思いから、なかなか話を切り出せずにいる人も少なくありません。
とはいえ、相談しないまま業務を進めることに自信がない、不安があるなら相談した方が業務上も安心できます。
このまま声をかけるタイミングを逃し、話を切り出せないままでいたのでは、相談したいのにできない状況に陥り1人で抱え込むことになるでしょう。
上司に仕事の相談をするタイミングは上司の状況にもよるものの、ポイントを押さえて上手く話しを切り出すことができればあなたが想像しているよりすんなり相談できるようになります。
また、相談することで上司との信頼関係を構築することにもつながり、結果としてより良い仕事ができる・成果につながる可能性も出てきます。
上司に仕事の相談をしたいけどタイミングがわからず悩んでいる方は、次で上手く切り出すためのコツを紹介するのでぜひ参考にしてください。
上司への相談を上手く切り出すためのコツ
上司に相談したいとき話を上手く切り出すには、上司の都合を確認したり相談する内容をあらかじめまとめたりしておくことが重要です。
誰でも急に相談に乗ってほしいと言われても都合がつかないときがありますが、それでもコツを押さえて接していけば上司に極端に迷惑をかけることなく相談できるようになります。
上司に相談の時間をもらえるか確認
仕事中は誰でもいきなり声をかけられると集中が途切れたり、作業を中断しなければならないので、事前に相談の時間をもらえるか確認することをおすすめします。
例えば、メモやメールなどでも良いし、休憩中のちょっとした時間でも良いので、事前に相談したいことがあるから時間を作ってもらえないか確認しましょう。
「相談したいことがあるのでお時間作ってもらえないでしょうか」こうしたひと言があると、上司も時間を作ったり空いている時間を教えてくれたりします。
また、上司から指示をもらったタイミングで伝えるのも良い方法です。効率的に上司に相談の時間を作ってほしいと伝えられるでしょう。
そのときは上司の話が終わってすぐ伝えるのがポイントになります。
要点を簡潔に伝える
上司に相談を切り出すときは、要点を簡潔にまとめて結論から伝えることを基本と考えておきましょう。
その後に短い時間で補足説明をすると、より伝わりやすく上司も内容を把握しやすくなります。
上司の立場から考えても、相談された内容の中から相談者が知りたい内容を理解・説明しやすくなり、短い時間の相談でも有用な情報を得られるでしょう。
自分の相談でも上司のペースに合わせることで、無駄に相手の時間を奪ってしまうような事態にもなりにくいです。
また、このときに「どうしたら良いでしょうか？ 」と、自分自身が分からないことをそのまま伝えたり、上司にすべての判断を委ねる内容を伝えるのではなく、「〇〇について自分はこう考えていますが〇〇の方が良いでしょうか？ 」のように自分の考えや意見を述べるようにするとより具体的な相談ができます。
ランチに誘い会話の中で相談する
相談するタイミングとしてランチタイムは有効活用したい時間です。
相談のためだけに誘うのではなく、表向きは単純にランチに誘ってその会話の中で相談する展開を狙います。
ランチタイムは食事を中心にさまざまな会話をするチャンスであり、話題転換もしやすいので相談を切り出しやすい時間です。
ビジネスパーソンの中にはランチタイムにも仕事の話をすることが珍しくないので、上手く活用してみると良いでしょう。
ただ、相談内容や上司以外に同席する人によってはその場を重苦しい雰囲気にしてしまうこともあるので、相談内容には十分な配慮をするとともに、なるべく同席する人は相談内容と関係ない信用できる人を選んでください。
上司への相談について上手い切り出し方を紹介しましたが、次は上司に相談するときに気を付けたいことを見ていきます。
上司を含む目上の人に相談するときの参考にしてください。
上司に相談する際に気を付けたいこと
上司に仕事の相談をするときは、タイミングや話の切り出し方も大切ですが、自分自身が相談する上で気を付けたいことがいくつかあります。
常識的な言葉使いや態度のほかに、知らない間に上司に嫌な思いをさせてしまうこともあるからです。
ここは、実際に相談するシーンを浮かべて自分が当てはまらないか確認してみてください。
業務時間外などに相談されるのは嫌がる人もいる
ビジネスパーソンの中には、業務時間外はプライベートを重視したい人もいて上司も例外ではありません。
業務時間外だと時間を作りやすいのでは？ ご飯でも食べながら相談できるのでは？ と思いがちでも、上司がプライベートを重視するタイプの場合は業務時間外の相談は控える方が良いでしょう。
上司の方から終業後に話を聞くと言われたなら良いですが、業務時間外の相談は慎重に相手の様子を探って切り出すことが大切です。
対面して相談しなくても良い場合でも、メールや電話は上司の都合に合わせる方が良いでしょう。
ネガティブな言葉を使いすぎない
相談するときに、相手が目上の人だと「すいません」「申し訳ありません」などの言葉を必要以上に使ってしまうことがあります。
こうした言葉は必要なときに使えば特に違和感のないものですが、必要以上に使うと相手にネガティブな印象を与えてしまいます。
また、ネガティブな印象を与えるとともに、状況に対して謝っているだけ、良くない状況を報告しているだけと受け取られることもあるので、相談する際には改善策の提案や自分の考えなど前向きな内容を話すようにしましょう。
これは、相談という行為が話を聞いてもらうだけではなく、問題の解決や話し合うという意味を持つからで、仕事の相談ならなおのこと状況が好転することが重要だからです。
上司に対するネガティブな言葉が多く話を聞いてもらうだけの相談は、相手の時間を奪うも同じになってしまうでしょう。
「すいません」「申し訳ありません」のほかに、「でも」「ですが」など相手の話と反対の意味や否定とも受け取られるような言葉にも気を付けることをおすすめします。
自分自身の時間が足りなくなることには注意
上司に相談しているうちに思ったより話が長引くことがあります。
その結果、その後の自分のスケジュールに影響が出てしまい、話の途中で席を外さなければならない状況になることもあるでしょう。
自分から相談に乗ってほしいとお願いしているので、多少話が長引いても退席することがないように相談時のスケジュールはしっかり確認することが必要です。
また、相談するタイミング以降に、会議やお客さまとの打ち合わせなどがない日を選ぶのも1つの手でしょう。
せっかく相談の時間を作ってくれた上司に対し、自分の都合でその場を離れることは非常識にもあたります。
上司の性格によっては不機嫌にさせてしまうことも考えられるので、自分自身の時間やスケジュール管理はしっかりしておいてください。
上司に相談できるような環境ではないなら転職も一つの手
今の職場環境が上司に相談できるような環境ではない、同僚にも相談しにくいというなら、転職をして自分が相談しやすい環境に身を置くことを考えてみてください。
はなから相談しにくい環境なら、相談できなかったことによりミスやトラブルが発生したとしても、その責任を問われる可能性があり、周囲からの十分なフォローは期待できないでしょう。
また、相談したいのに相談できない状態が長引けば自分自身にストレスが溜まり、その状況のまま働けば仕事にも自分の心身にも影響すると予測できます。
モチベーションの低下や職場に居づらくなるなど、さまざまな悪影響を受ける前に周囲に目を向けて希望に合う会社を探してみてください。
今は、時代の流れもあり風通しの良さを売りにしている会社も多く、一般社員と上司が定期面談の場を設けるなど、相談に対して柔軟な姿勢を示す管理職を置いている会社もあります。
ただ、本当に風通しが良いかどうかは個人で転職活動をする上では確認できないし、風通しの良さを売りにしていても実際は異なる職場もあるでしょう。
本当に上司や同僚に相談できる風通しの良い職場で働きたいなら、1人で転職活動をするのではなくキャリアアドバイザーが転職成功までサポートしてくれる転職エージェントの利用がおすすめです。
転職エージェントは、1人で転職活動をするだけでは知りえない情報を多数把握しており、利用者の転職活動を成功へと導く転職のプロです。
利用者1人ひとりの希望にマッチする会社を紹介してくれます。
そのため、あなたが風通しの良い会社を希望すれば、最大限その希望に近い会社に巡り合える可能性があるでしょう。
企業選びで環境を重視したいなら転職エージェントの利用を
転職する際に職場環境を重視する人が近年増えていて、上司や同僚に相談できる環境や協力して働ける環境を重視する人も多くなってきています。
もしも、転職先企業に相談や協力ができる環境を重視するなら、転職エージェントの利用が最適です。
転職エージェントは利用者が転職を成功させるまでが仕事の転職のプロであり、さまざまな会社の採用条件を熟知しています。
その会社の特徴や風土にも詳しいため、風通しの良い会社を希望すれば今より希望に寄り添った会社を見つけられる可能性があるでしょう。
また、転職エージェントは1人ひとりのスキルや経験を活かし、待遇面でも今より良い条件の会社を探してくれます。
さらに、転職で必要となる履歴書など各種書類の作成支援に加え、面接の練習や日程調整などまでサポートしてくれます。
利用者1人につき1人のキャリアアドバイザーが付くのもおすすめポイントで、転職に関する不安はもちろん些細なことでも相談しやすいことがメリットです。
これだけ手厚いサポートが受けられて登録や利用料金は無料、非公開求人などの取り扱いもあります。
上司に相談しやすい職場への転職を希望する方は、この機会に登録してみるのもいいでしょう。
