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仕事が回らない主な原因は仕事の順序を間違えていること

仕事が回らない。そんな悩みを抱えて大きなストレスに感じている人も多いかもしれません。

仕事が多すぎて全然仕事が終わらなくて残業や休日出勤が多くなっている。納期に間に合わなくて結局周囲の人に手伝ってばかりになっている。

そんなことが何度も続くと、仕事が嫌になってしまうのも仕方ありませんよね。

そこで、今回は仕事が回らない原因について紹介していきます。

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仕事が回らないのは仕事が多いからだけではない

仕事が回らないのはなぜか、それを考えた時に最初に思いつくのは、単純に仕事が多すぎるからだということ。

その考え方自体は間違っていません。

上司は部下それぞれの仕事ぶりから能力を見極め、それに見合った仕事を与えなくてはなりませんが、見極めが間違えば能力以上の仕事を与えられてしまうこともあります。

ただ原因はもちろんそれだけではないですよね。周囲の人全員が仕事が回っていないならば上司の問題、組織としての問題をまず疑うべきですが、自分ひとりだけというのあれば、むしろ仕事量ではなく、仕事のやり方に問題がある場合のほうが多いのです。

仕事では順序付けをすることがとても重要

仕事が回らない主な原因は、仕事に対する順序付けのやり方を間違えてしまっていることです。

色々な仕事を同時に与えられている場合、仕事に順序をつけるというのは非常に重要であり、しかもそれは正しく行われなくてはなりません。

こんな仕事のやり方をしていませんか?

一度、あなたの仕事のやり方を振り返ってみましょう。

とりあえずできることからやる

たくさんの仕事がある時、とにかく一つでも終わらせようと、以前やったことがあるもの、割と簡単に終わるものからやっていませんか?

確実に一つは成果をだすという意味では、これが正しい場合もあるのですが、何も考えずにそのようにしてしまうと、本来すぐにやらなくてはいけないもの、遅れたら取返しのつかなくなるものなどができなくなってしまうのです。

面白いと思うことからやる

人間は弱い生き物ですから、やりたくないものは後回し、まずは面白いと思えるものから手を付けてしまうというのはよくあることです。

ただ、仕事というものはめんどくさい、つまらない、しんどいと思うもののほうが重要であることが多いもの。

やりたいことからやっていれば、自然と重要なことをやらずに終わってしまいます。

上司に指示された順番にやる

Aの仕事を上司に頼まれた⇒Aの仕事を進める⇒Aの仕事は終わっていないがBの仕事を頼まれた⇒Bの仕事が終わっていないのでまずは終わらせてからBの仕事に取り掛かる。

こんなことやっていてもだめ。

仕事の重要度、緊急度というのは、上司から頼まれた順番とは全く関係ありませんから、後から頼まれたことでも先にやる必要があるものもあるし、場合によっては仕事が中途半端になっていたとしても中断して違う仕事に取り組むことが必要とされることがあるのです。

納期の近いものからやる

仕事をやる順番を決める際に、とにかく納期の近いものからやっていくというのはありがちなことかもしれません。

ただ、単純に納期だけで仕事の順番を考えてしまうと、実はすぐに取り掛からなければならなかった仕事に気づくことができずに、後々大変なことになってしまうことも少なくありません。

仕事は本来こうやるべき

上述したような仕事のやり方をしていては、仕事が回らなくなってしまうのも仕方のないことかもしれません。

仕事に重要度をつける

たくさんある仕事の中で、それぞれの仕事に重要度を付けるのは絶対に必要。

絶対に期限内で終わらせなければだめな仕事、今すぐはやらなくてもいいけどいずれはやる必要がある仕事、やらなくても大きな影響のない仕事など、仕事によって重要度というのは大きく違うはずです。

当然、重要度の高い仕事を確実にこなしていく必要があります。

取り掛かる順番を間違えてしまうと、必要のない仕事をやってしまう一方で、本当に重要な仕事が手遅れになってしまうことになってしまいます。

主観はいれない

仕事の優先順位をつける際に、できるだけ主観をいれないようにするのもコツ。

主観をいれてしまうと、つい自分のやりたいこと、やれることからやってしまうというのが人間というもの。

ただそうしてしまうと、本来やるべきことができずに時間がたってしまうことになってしまいます。

切り捨てる勇気をもつ

たくさんある仕事全てを、完璧にこなそうと思ったって、それはなかなかできることではありません。

時にはその仕事はやらないと決断することも重要。

10の労力を使って1しか成果がでないものは、どんどん切り捨てていき、限られた労力の中で上げることができる成果を最大化できるようにしていかなくてはなりません。

時には上司、先輩にも仕事をやらないことを相談してみることも必要なことです。

納期を延ばせるものは延ばす勇気を

やらなくてはいけない仕事であっても、納期を延ばせるものについては、延ばす勇気を持つことは必要です。

もちろん、自分の怠慢によって延ばしたり、納期を延ばすことによって関係者の信頼を失うようなことがあってはいけませんが、大きな影響がなければ納期を延ばすことも頭にいれておきましょう。

仕込み、フォロー、完了の流れを先に考えておく

最初に仕事を与えられた時に、あらかじめ仕事の流れをつかんでおくことは大事。

その仕事の仕込みにどれくらいかかるのか、どれくらい前に仕込みが必要か、どのタイミングでフォローしていく必要があるか、どこまでいけば完了となるかなど、あらかじめ想定しておくようにしましょう。

仕事の順序を決めるにあたり、このイメージができていないと、間違った順位付けをすることになり、気づいた時に手遅れなんてことになりかねません。

仕事を与えられた段階で、正確にイメージするにはそれなりに経験が必要となりますが、イメージできないなら経験者に相談するなりして手を抜かないようにしましょう。

仕事が回らな過ぎて会社を辞めたいと思ったら

人によっては、あまりに仕事が回らなすぎて会社を辞めたいと思う人もいるかもしれません。

そんな時は、一度なぜ仕事が回らないのか振り返ってみてください。

自分なりに努力することはもちろん大切なこと。

ただ、回らない原因が自分ではなく環境による場合もあって、転職しなければ根本的な解決に至らない場合もあるのは事実です。

今自分が陥っている状況が、どこに原因があるかというのをよく考えた上で判断するようにしましょう。

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