休職手続きに必要な書類・具体的な流れを解説。休職が認められないケースもあるので注意現在勤めている会社を長く休むことができる休職は、風邪をひいて欠勤することとは異なるもので、会社側が従業員に対して業務を行えない状態だと判断した場合に業務を免除または禁止することを指します。

実はこの休職制度は、会社との労働契約を維持した状態で仕事を休むため、所定の手続きが必要なほか休職期間を終えたら復職することが前提となっています。

また、これから休職を予定している方は、休職が認められる条件や休職中の給与はどうなるのか気になるところです。

休職手続きに必要な書類や休職中の給与など、休職したい方のさまざまな疑問について、詳しく解説していきます。

休職とは? 休職中は給料や手当の支給はあるのか

休職とは? 休職中は給料や手当の支給はあるのか

休職は、従業員に対し業務に従事させることができない、もしくは業務をさせることが不適当と判断したときに、労働契約を継続したままで業務を免除または禁止することをいいます。

簡単に言えば、従業員がケガや体調不良により仕事ができない状態になったときに、退職ではなく仕事を休む状態です。

近年では、従業員が長期的に治療が必要な病気になったときや、私的な事故などでケガをした場合に適用されるケースが増えています。

休職制度は会社の就業規則により定められている制度で、国の法律では整備されていません

そのため、休職する・しないの判断は使用者である上司や社長に委ねられることになります。

休職期間や休職中の給与の支給は会社ごとに異なり、現在勤めている会社の就業規則に定められた内容に従うようになります。

会社によっては休職中の給与を補償する「給与補償制度」を導入している場合があるものの、就業規則により支給額が決まっていることや、導入していない会社も珍しくないのが現状です。

休職中の給与の支給は満額もらえることは稀で、給与支給額が50%以下になるか最悪の場合無給となることもあります。

実際に、会社で仕事をしないのだから給料がもらえなくても仕方ないと感じますが、無給となった場合は休職中の生活費などの支払いができなくなる恐れがあります。

休職は、会社を辞めたわけではなく、社員としての席がある状態で仕事を休む状態です。

そうなると、社会保険の被保険者の資格は継続し、毎月の社会保険料を支払う必要が出てきます

社会保険料の金額によっては、休職中の生活が苦しくなる可能性もあるでしょう。

また、給与に含まれていた手当等は、給与そのものが無い場合は支払われないため、会社が「給与補償制度」を導入していない場合は休職中の給与は期待できないといえます。

参考:休職中に活用できる社会保障制度を理解しよう – 8cc63c98a5d6a01f638237bf761d4e485683586b.pdf P4(最終確認2020/09/08)

休職中は生活を支える経済的支援制度が利用できる

休職中は生活を支える経済的支援制度が利用できる

休職中の会社の給与が期待できないとしても、休職中の生活を支える経済的支援制度が利用できます。

主に、健康保険と労災保険の2つを利用できます。

ただ、この2つの経済的支援制度は休職の種類が問題で、私的な病気やケガによる私傷病休職の場合は健康保険労働災害による休職の場合は労働者災害補償保険が適用されます。

傷病手当金(健康保険)

傷病手当金は業務外の私的な病気やケガの療養のために休職した際に、被保険者とその家族の生活を保障する制度です。加入する健康保険から支給されるものです。

<傷病手当金のポイント>

  • 対象:健康保険(協会けんぽ・健康保険組合)の被保険者
  • 要件:私的な病気やケガの療養のため4日以上休業し、その期間の給与支払いがないこと
  • 手続き:「傷病手当金支給申請書」を健康保険組合に提出
  • 支給期間:1年6ヶ月
  • 支給金額:1日あたり標準報酬月額×1/30×2/3

要件を満たす場合、会社または健康保険組合に問い合わせるか、協会けんぽの方は全国健康保険協会(協会けんぽ)のHPから申請書類をダウンロードして、医師の意見と必要事項を記入の上、加入している健康保険組合に提出します。

会社経由で提出する場合は、会社の手順に従います。

手続きをしてから傷病手当金の受給が始まるまでには審査があり、手続き開始から2~3ヶ月程の時間がかかることがあります。申請しようと思う方は、なるべく早めに人事労務担当者に問い合わせることをおすすめします。

1日あたりの支給額は、支給開始日より前の継続した12ヶ月間の各月の標準報酬月額を用い、平均した額÷30日×2/3(1円未満は四捨五入)で計算します。

おおよその目安としては1ヶ月あたり報酬月額の2/3程度と考えておくと良いでしょう。

また、給与の支払いがあった月は、給与額が傷病手当金より少ない場合に差額が支給されます。

参考:休職中に活用できる社会保障制度を理解しよう – 8cc63c98a5d6a01f638237bf761d4e485683586b.pdf P6(最終確認2020/09/08)

労働者災害補償保険(労災保険)

労働者災害補償保険、通称労災保険は、業務上の災害や通勤上の災害による負傷・病気・障害・死亡などに対し、労働者やその遺族に保険給付を行う制度です。労働者を1人でも使用する事業(個人経営の農業・水産業でも労働者5人未満は除く)は適用事業として労災保険法の適用を受け保険料を納付する必要がある制度です。

<労働者災害補償保険の対象者>

  • 正社員
  • パート
  • アルバイト
  • その他の使用され賃金を支給されるすべての方

雇用形態に関係なく労働者を1人でも使用する事業者で働くすべての方が対象で、給付は医療機関で療養を受ける場合の「療養(補償)給付」をはじめ豊富な種類があります。

<労働者災害補償保険の給付の種類>

  • 療養給付
  • 休業給付
  • 障害給付
  • 傷病給付
  • 介護給付
  • 遺族給付
  • 総裁給付など

これらの労災保険の申請を行う際は、労働基準監督署に備え付けてある請求書に必要事項を記入し、労働基準監督署長あてに請求します。その後、労働基準監督署において必要な調査を行い保険給付となります。

なお、休業が4日未満の労働災害は、労災保険ではなく使用者が労働者に対して休業補償を行わなければなりません。そのため会社への補償請求となります。

参考:労災補償 |厚生労働省労働災害が発生したとき |厚生労働省労災保険給付等一覧(最終確認2020/09/08)

実際の休職の手続きについて

実際の休職の手続きについて

私的な病気やケガなどで休職する際は、会社に対して休職の手続きが必要になります。主な休職手続きの流れを解説していきます。

医療機関を受診し診断書を発行してもらう

体の不調やケガをした場合は早めに医療機関を受診します。病気なら発症したとき、ケガなら負傷したときが良いでしょう。時間の経過とともに状態が変化してしまうこともあるため、長期間様子を見たり自己判断をしたりしないことがポイントです。

休職の必要性は医師による判断が必要で、仕事や生活全般の状況を考慮して判断してもらいます。医師により休職の必要があると判断された場合、診断書を発行してもらいます。

この診断書は内容にもよりますが5,000円前後の費用がかかる有料の書類のため、事前に診断書の費用は準備しておきましょう。

医療機関を受診した方の状態や症状によっては、治療の経過を見ながら休職の必要性を判断することがあります。その場合は受診してすぐに休職が必要だと判断されず、ある程度の時間をおいてから判断することがあるため、診断書の発行に時間がかかることもあります。

会社で休職手続きを行う

会社で休職手続きを行うには、医師が発行した診断書を会社に提出することと、休職が必要となる理由や今後の治療方針の説明などが必要です。

具体的には診断書を出せばわかると思いますが、休職する本人からの説明もある方が良いです。

また、直属の上司には事前に伝えておき、意思疎通ができている状態で人事労務担当者に休職の手続きをしてもらうようにしましょう。

先に人事労務担当者に話をしてしまっては、直属の上司を無視したような状態になってしまうため、後々職場に居辛くなる可能性があります。

人事労務担当者に休職したい旨を伝えた後で、必要になる書類がある場合はそれぞれ準備して提出するようにします。

休職する前に必ず確認しておきたいこと

休職することが決まったら、実際に休職に入る前に休職中の給与や会社との連絡方法などを確認しておきましょう。就業規則に記載されている内容を確認し、特に、休職期間中の給与があるのかないのか、ある場合はどれくらいもらえるのかしっかり確認しておいてください。

また、有給がある方は先に有給を消化してから休職になることがほとんどです。

有給がどれくらい残っているのかも確認しておくと安心です。会社によっては休職期間の上限を定めているところもあるので、最長どれくらいの期間なのかも把握しておきましょう。

<休職する前に確認しておきたいこと>

  • 就業規則
  • 休職に必要な書類
  • 休職期間中の給与の有無
  • 休職期間中の社会保険料や住民税の支払い
  • 有給日数
  • 休職期間の上限
  • 復職する際の手続き
  • 復職できない場合の対応(解雇や自然退職)
  • 休業期間中の会社との連絡方法

休職する際に必要になる書類について

休職する際に必要になる書類について

休職するときに必要となる書類は、主に次の3つの書類が代表的ですが、休職制度は会社ごとの制度なので念のために人事労務担当者に確認することをおすすめします。また、長期休務報告書等は、人事が従業員の勤怠や給与管理を行う際に必要となります。会社の指示に従って準備するようにしましょう。

<休職するときに必要となる書類>

  • 診断書
  • 休職願(休職届・休職申請書の場合あり)
  • 長期休務報告書

休職したくても認められないケースがある

休職したくても認められないケースがある

一般的な会社の就業規則で定める休職は、従業員が自己都合により仕事ができない状態になる場合に適用され、次のような休職の種類があります。

<主な休職の種類と理由>

  • 傷病休職(私的な病気やケガ)
  • 自己都合休職(ボランティアなど)
  • 留学休職(海外留学など)
  • 公職就任休職(議員になるなど)
  • 事故欠勤休職(私的な事故)
  • 起訴休職(起訴されたなど)
  • 組合専従休職(労働組合の役員に専念)

これらの休職の種類や理由に当てはまらない場合は、どんなに休職したくても認められない可能性がありますまた、会社自体に休職制度がない場合は、原則として休職できません。

会社に休職制度がない場合、休職=仕事ができない状態と解釈されるため、会社側は休職を求める従業員を解雇するしか方法がありません。

別の言い方をすれば、休職制度がない会社は、休職を求める従業員を解雇する権利があるともいえるでしょう。

長期的な休職になりそうなら転職するのも良い方法

長期的な休職になりそうなら転職するのも良い方法

思わぬ体調不良やケガなどで休職する場合、思うように回復できずに長期的な休職になる方もいることでしょう。休職する理由は個々に異なり、症状や重度もさまざまです。

もしも、長期的な休職になりそうで、会社の就業規則で定める休職期間を経ても復職できそうにないときは転職する選択を視野に入れて考えておくのも1つの方法です。

休職制度は休職後に復職することを前提としていますが、休職期間を経ても復職できない場合は解雇か自然退職になります。そのタイミングを上手く利用してより良い条件の会社に転職する方法もあるので、休職期間中は焦らずにじっくりと体調を整えることに専念しましょう。

その理由はエージェントの報酬形態にあります。
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