転職、退職、休職、異動、転勤など、これまでの仕事を誰かに引き継がなければならない時は必ずあります。
ただ、この引継ぎが中々難しいです。
実際、上手く引き継げなかったり、上手く引き継がれなかったことで困ったことがある人も少なくはないでしょう。
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引継ぎは重要、でも難しい
引継ぎは誰もが経験することで、とても重要なものです。
しかしながら、上手く引き継ぐというのは非常に難しいことです。
もしも引き継ぎが上手くいかないと
もし、上手く引き継ぎができないとどういったことが起こってしまうでしょう。
引き継ぐ人
引き継ぐ人は、その仕事がもう終わりだから特に影響はないと思うのは大間違いです。
異動する場合であれば、異動後も頻繁に質問されたり、時には上司経由で手伝わなくてはいけないなんてこともあります。
そうなると、異動後に与えられている仕事に影響を与えてしまうこともあります。
また、しっかりを引継ぎしなかったことで、会社に悪影響をもたらし、評価を下げられてしまう可能性も高いです。
退職してしまうのであれば、評価なんてどうでもいいと思うかもしれません。
ただ、退職後に間違いなく悪口を言われます。
せっかく円満退職しても、退職後には会いにくくなってしまいます。
引き継がれる人
引き継がれる人の影響は甚大でしょう。
もし引き継がれていないことがあっても、その仕事はしなければいけません。
顧客や会社に影響を及ぼしたら、その責任を受けなくなります。
引き継がれていませんでしただけでは通用しません。
引継ぎは、引継ぎ側だけが行うものではありませんから、責任を負うことになります。
それでも引き継ぎは難しい
とは言え、引き継ぎはやっぱり難しいえす。
どうしても漏れがあったり、片方は引き継いだ気でいても、もう片方が引き継がれていないと思っている場合もあります。
たいてい、引き継ぎまでの時間は短い為、なかなか完璧にとはいかないのが実情ですね。
引き継ぐ側は、短期間の中で全てを伝えなくてはいけないし、引き継がれる側も、漏れはないか考えなくてはいけません。
引継ぎを上手くやるには
では、具体的に引き継ぎを上手く進める為の方法を紹介します。
余裕のもったスケジュールを
引き継ぐことが決まってから、実際に異動や退職するまでの期間は非常に短いことが多いです。
ただ、その短期間の中でも、できるだけ余裕をもって引き継げるようにスケジュールを調整しなくてはなりません。
決して一回で済ませようとはせず、何度かに分けてできるように調整してください。
決して1、2日前に終わらせるようなんてことは辞めましょう。
まずは大きなくくりでリストアップ
引き継ぐ仕事をまとめる中で、まずは大きなくくりでリストアップしていきましょう。
細かい仕事を点々と引き継いでも、引き継がれる側は理解できにくいです。
まずは大きなくくりでつくり、そこに付随しているものをリストアップしていく形にしましょう。
できれば大、中、小と階層を分けてまとめるようにしましょう。
細かい仕事も全てリストアップ
仕事を「リストアップする際には、必ず細かい仕事も全てリストアップするようにしましょう。
そういった細かい仕事の中にも重要なものがあります。
仕事のリストアップ時はまとめてやろうとしない
細かい仕事をリストアップする際は、1回でまとめてやろうということは考えないでください。
1回でやろうとしても、絶対に忘れていることがあり、漏れが生じます。
他の仕事をしながらでもいいですから、思い出したらメモしておくようにしてください。
「これぐらいわかるだろう」は厳禁
まあこれぐらいは当たり前の仕事だから、リストアップする必要はないだろうなんてことは辞めましょう。
引き継ぐ側は意外にわかっていないことも多いです。
とにかく思いついたものは全てリストアップしてください。
それぞれの仕事の納期、優先度を
仕事のリストアップができたら、各仕事の納期や優先度を書いていきましょう。
相手は、何の仕事をやればいいかだけでなく、いつまでにやればいいか、どれほど重要かということもわかっていません。
それを伝えないと、重要な仕事の納期が遅れてしまう可能性もあります。
必ず書面にする
引き継ぐ内容は、必ず書面にしてください。
そうすることで、忘れ防止にもなりますし、その内容について引き継いだということの証拠になります。
後で引き継がれていないという文句を言われないようにケアしておきましょう。
一度は上司も同席してもらう
引継ぎの際、一度は上司に同席してもらいましょう。
上司がいることで、引き継いだことの証拠にもつながりますし、時に上司が漏れていることに気付いてくれる場合もあります。
引き継がれる側はうやむやにしない
引き継がれる側の人は、決して内容がうやむやな状態で終わらせないでください。
その人はいなくなる、聞くことができなくなるという自覚を持ち、わからないことは相手が面倒くさがっても徹底的に聞くようにしましょう。
できるだけスムーズな引き継ぎを
しっかり引き継ごうと思ったら、少々面倒かもしれません。
ただ、引き継ぎが適当になると、その後にもっと面倒なことになってしまう可能性が高いです。
できるだけしっかりとした、スムーズな引き継ぎができるように心がけましょう。
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