内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書とは?法的効力や提出後の辞退について

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内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書とは?法的効力や提出後の辞退について

転職で内定をもらった際、内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書といったものを提出することを求められる場合があります。

ただ、いざ提出するとなった場合に、どのように提出すればいいんだろうか、提出したらもう断れなくなるんだろうかと心配になる人もいるでしょう。

そこで、今回は内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の概要について説明して行きます。

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内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の概要

まずは、内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書といったものが何かについて紹介していきましょう。

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書とは

内定承諾書や入社承諾書、入社誓約書とは、内定時に入社することに同意したという証明書となるものです。

これらの書類は、多くの会社で提出を求められるものであり、どれも同じ意味を持ちます。

会社側にとってみれば、せっかく内定をだしたのに直前で断られてしまうと、計画していた採用人数が足りなくなってしまい、再度人材を募集しなくてはなりません。

人材を募集するには、お金も時間も掛かりますから、できるだけ避けたいことです。

その為、内定を出した人に確実に入社して貰えるように提出を求める企業が多いです。

提出タイミング

内定時、まずは電話で連絡があることがほとんどです。

その電話で、内定を承諾した場合に、後日他の書類とともに送られてきます。

送られてきたらできるだけ早く、遅くても3日以内に郵送するようにしましょう。

内定を保留する場合は最長でも1週間程度とし、結果が決まり次第すぐ連絡するようにしてください。

保留した場合も、内定を承諾した後で郵送されてきますから、すぐに返送しましょう。

もし、内定の連絡がメールで来て、内定を承諾するか決めていないのに、内定承諾書が送られてきた場合には、電話で保留したいことを連絡するようにしましょう。

提出方法

続いて、提出方法について紹介していきます。

書き方

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書というのは、それぞれの会社でフォーマットが決まっており、

郵送されてきたものに対し、日付、住所、名前を記入し、捺印する程度です。

日付

日付を記入する場合、郵送する日、もしくは郵送する日の前日にしておきましょう。

西暦で書くか、元号で書くかは特に取り決めはありませんが、指定されていない場合は元号で書いておいたほうが無難です。

印鑑

内定承諾書や入社承諾書、入社誓約書では捺印することがほとんどですが、シャチハタを使用するのは避けてください。

以前の会社では、シャチハタを頻繁に使っていた人も多いかと思いますが、シャチハタは基本的に書類に使ってはいけないものです。

もちろんシャチハタでも問題ない会社が多いですが、最初は肝心ですから念の為、シャチハタの使用は避けましょう。

ただ、シャチハタ可という記載があれば、使用しても問題ありません。

添え状

内定承諾書や入社承諾書、入社誓約書といったものを送る際、添え状をつけるのが一般的なマナーです。

添え状には、以下の項目を書きます。

  • 会社名・担当者の部署・担当者の名前
  • タイトル
  • 拝啓、時効の挨拶
  • 内定に対するお礼
  • 書類送付の連絡
  • 今後の抱負
  • 敬具
  • 日付
  • 自分の名前
  • 以上

以下に具体例を記載しますので参考にしてみてください。

株式会社○○ 人事部人事課 ○○様

拝啓

○○の候、御社におかれましてはますますご清祥のことと存じます。

この度は内定を頂き、誠にありがとうございました。

つきましては、必要書類をご送付致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

○月○日から、貴社の社員として日々精進していきますので、ご指導、ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

敬具

平成○年○月○日 名前

以上

封筒

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の封筒は、折り曲げる必要がないA4サイズのものを使用しましょう。

色は茶色ではなく白色のものを使用し、封筒に「内定承諾書在中」と赤いボールペンで記入してください。

消えるボールペンは使わない

最近は、間違えても消すことのできるボールペンがでてきて、とても便利ですよね。

ただ、こういった書類を書く際には消えるボールペンは使わないようにしましょう。

添え状や封筒の際も同様です。

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の法的効力

企業側が、内定をだした人を確実に入社してもらえるように提出を求める内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書といったもの。

ただ、内定者の立場からすれば、第一希望の会社の選考がまだ終わっない為、提出期限までに決めきれない場合もあります、何らかの理由で提出した後に辞退しなくてはいけない場合もあるでしょう。

法的効力は全くなし、提出後の辞退も可能

よく勘違いされるのが、法的に効力があるということですgあ、こういった書類に法的な効力は全くありません。

実際に、最高裁でも内定承諾書提出後の辞退に問題はないという判例がありますから、いくら個人の間で契約しても意味はありません。

ですから、提出したとしても辞退することは自由ですし、損害賠償を求められるなんてことはありません。

では、なぜ企業は提出を求めるのでしょうか。

それは、上記の内容を知らない人が多く、提出したら入社しなくてはいけないと思ってしまう人が多く、実際に入社してくれる可能性が高くなる為です。

提出後に辞退する場合の注意点

いくら法的な効力はない、辞退することは自由だと言っても、最低限の社会人のマナーは必要です。

上述したように、内定承諾後に入社を辞退されることは企業にとっては、大きなダメージとなる場合もあります。

全く行く気もない会社の内定を受けたまま放置したり、辞退する権利があるんだと上から言ってはいけません。

内定を辞退することが決まったらできるだけ早く連絡すること、そして誠実に伝えることが大切です。

内定辞退については以下の記事を参考にしてみてください。

参考:転職活動での内定辞退の方法、理由はどうする?保留は可能?メールと電話どっち?

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