内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書とは?法的効力や提出後の辞退について

転職で内定をもらった際、内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書といったものを提出することを求められる場合があります。

ただ、いざ提出するとなった場合に、どのように提出すればいいんだろうか、提出したらもう断れなくなるんだろうかと心配になる人もいるでしょう。

そこで、今回は内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の概要について説明して行きます。

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の違いは?概要について

まずは、内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書といったものの違いや何かについて紹介していきましょう。

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書とは

結論から申し上げると、内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書に違いはなく、内定時に入社することに同意したという証明書となるものです。

これらの書類は、内定後に多くの会社で提出を求められるものであり、どれも同じ意味を持ちます。

会社側にとってみれば、せっかく内定をだしたのに直前で断られてしまうと、計画していた採用人数が足りなくなってしまい、再度人材を募集しなくてはなりません。

人材を募集するには、お金も時間も掛かりますから、できるだけ避けたいことです。

その為、内定を出した人に確実に入社して貰えるように提出を求める企業が多いです。

受け取りタイミング

提出タイミングは筆者の場合3つあり、「最終面接時」、「最終面接後」、「郵送」の3つを経験しました。

これらについてそれぞれの事例を見ていきたいと思います。

最終面接時

私が受けてた企業は6月ルールを守っているように見せているところでしたので、5月までは「面談」といった形式で進んでいき、内定まで面談という形式で進んでいきます。

その場合「内内定」が5月ごろに決まり、その後に内定交付の為の”面接”に呼ばれてその場で内定承諾書を受け取り、記入するといったことがありました。

最終面接後

こちらの企業は4月ごろに最終面接を受け、即日で内定の電話をいただきました。

内々定通知の際に書類を受け取るためのスケジュールを組み、本社に訪問したうえで内定承諾書を受け取りました。

郵送

郵送は、企業が内定承諾書を配布するケースとして一番多いです。

私の場合、郵送された際には内定承諾書だけでなく、保護者同意書も入っていたので企業によっても郵送の際は必要書類が違うことが多いみたいです。

提出タイミングは?

提出タイミングは企業によって違うのでそれによって変えましょう。

選考が終わりきっていないタイミングの場合個別で提出日程を調整してもらうことも場合によってはできます。

そのため、提出タイミングは企業によってケースバイケースで対応していくのがベストです。

提出方法

続いて、提出方法について紹介していきます。

書き方

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書というのは、それぞれの会社でフォーマットが決まっており、

郵送されてきたものに対し、日付、住所、名前を記入し、捺印する程度です。

日付

日付を記入する場合、郵送する日、もしくは郵送する日の前日にしておきましょう。

西暦で書くか、元号で書くかは特に取り決めはありませんが、指定されていない場合は元号で書いておいたほうが無難です。

印鑑

内定承諾書や入社承諾書、入社誓約書では捺印することがほとんどですが、シャチハタを使用するのは避けてください。

以前の会社では、シャチハタを頻繁に使っていた人も多いかと思いますが、シャチハタは基本的に書類に使ってはいけないものです。

もちろんシャチハタでも問題ない会社が多いですが、最初は肝心ですから念の為、シャチハタの使用は避けましょう。

ただ、シャチハタ可という記載があれば、使用しても問題ありません。

添え状

内定承諾書や入社承諾書、入社誓約書といったものを送る際、添え状をつけるのが一般的なマナーです。

添え状には、以下の項目を書きます。

  • 会社名・担当者の部署・担当者の名前
  • タイトル
  • 拝啓、時効の挨拶
  • 内定に対するお礼
  • 書類送付の連絡
  • 今後の抱負
  • 敬具
  • 日付
  • 自分の名前
  • 以上

以下に具体例を記載しますので参考にしてみてください。

株式会社○○ 人事部人事課 ○○様

拝啓

○○の候、御社におかれましてはますますご清祥のことと存じます。

この度は内定を頂き、誠にありがとうございました。

つきましては、必要書類をご送付致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

○月○日から、貴社の社員として日々精進していきますので、ご指導、ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

敬具

平成○年○月○日 名前

以上

封筒

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の封筒は、折り曲げる必要がないA4サイズのものを使用しましょう。

色は茶色ではなく白色のものを使用し、封筒に「内定承諾書在中」と赤いボールペンで記入してください。

消えるボールペンは使わない

最近は、間違えても消すことのできるボールペンがでてきて、とても便利ですよね。

ただ、こういった書類を書く際には消えるボールペンは使わないようにしましょう。

添え状や封筒の際も同様です。

内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書の法的効力

企業側が、内定をだした人を確実に入社してもらえるように提出を求める内定承諾書、入社承諾書、入社誓約書といったもの。

ただ、内定者の立場からすれば、第一希望の会社の選考がまだ終わってない為、提出期限までに決めきれない場合もあります、何らかの理由で提出した後に辞退しなくてはいけない場合もあるでしょう。

法的効力は全くなし、提出後の辞退も可能

よく勘違いされるのが、法的に効力があるということですが、こういった書類に法的な効力は全くありません。

ですから、提出したとしても辞退することは自由ですし、損害賠償を求められるなんてことはありません。

では、なぜ企業は提出を求めるのでしょうか。

それは、上記の内容を知らない人が多く、提出したら入社しなくてはいけないと思ってしまう人が多く、実際に入社してくれる可能性が高くなる為です。

提出後に辞退する場合のリスク

いくら法的な効力はない、辞退することは自由だと言っても、最低限の社会人のマナーは必要です。

上述したように、内定承諾後に入社を辞退されることは企業にとっては、大きなダメージとなります。

そのため、承諾後の辞退を行う場合には説教面談や入社予定先が取引先であった場合には最悪、内定取り消しが行われるケースも0ではありません。

内定辞退を行う際には必ず上から目線で物事をいうことやぶっきらぼうな態度を取るのは避けましょう。

承諾後辞退のタイミング

内定辞退は、内定者懇談会が行われる前がベストです。

理由としては企業によっては内定者課題を課すところがあり、その際にテキストを貰ったりする可能性があるからです。

企業に対して迷惑の掛からないように、なるたけ内定者懇談会の前には辞退するようにしましょう。

また、10月1日以降に書かされる雇用契約書以降に辞退する場合は、違法行為になり最悪の場合訴訟を起こされる危険性があります。

そのため、雇用契約書を記入してから内定を辞退するのは絶対に辞めましょう。

内定辞退については以下の記事にも書かれているのでぜひ参考にしてみてください。

参考:転職活動での内定辞退の方法、理由はどうする?保留は可能?メールと電話どっち?

新卒一括採用の時代から転職の時代へ

このように、内定承諾書、入社契約書等新卒一括採用には、形式的なところが多いかもしれませんが、今時代は新卒一括採用からジョブ型雇用に変化してきています。

このような煩雑な書類はなくなるかもしれませんが、今のところは新卒一括採用は続いているのでルールをしっかりと認識して取り組むようにしましょう。