テレワーク導入にかかる費用はいくら?会社が負担すべき部分とコスト削減に繋がる部分新型コロナウイルスの影響から非接触が求められるようになり、多くの企業がテレワークやリモートワークを導入するようになりました。

今まさにこの記事を読んでいるあなたも、テレワーク導入を検討している立場ではないでしょうか?

「じゃあ、明日からみんなテレワークです」と言えるならいいですが、導入する立場となるとあれこれ考えてしまうものです。

そのなかでも、気になるのがテレワーク導入の費用です。

テレワーク導入には当然、会社以外でも仕事ができるように様々な設備を整える必要があり、それには莫大な費用がかかります。

では、テレワーク導入にかかる費用はいくらくらいなのでしょうか。

今回は、テレワーク導入にかかる費用を細かく解説します。また、会社が負担すべき部分と個人負担すべき部分についてもお伝えするので、ぜひ参考にしてみてください。

テレワークに必要な環境

テレワークに必要な環境テレワーク導入には、まずどのような環境が必要なのか理解する必要があります。ここでは、テレワーク導入に必要な環境について解説します。

情報通信機器

1つ目に用意すべきものは情報通信機器です。

パソコンや携帯電話・タブレット・スマートフォンといった情報通信機器がなければ、社外から仕事をしたり連絡を取ったりできないため、必ず用意する必要があります。

また、これらの機器を用意する場合、大きく分けて以下の2つの方法があります。

  • 会社のパソコンを自宅のパソコンから遠隔操作
  • 会社のパソコンを持ち帰る

会社のパソコンを遠隔操作する場合は、認証キーの準備が必要です。

そしてパソコンを持ち帰るなら、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ強化が必須となります。

基本的に、情報通信機器にかかる費用は一部を会社が負担するケースが多くなっています。

とはいっても、何割負担にすべきという明確な基準はないため、個人負担させるなら社員としっかり話し合わなければなりません。

会議や勤怠管理などに使うビジネスツール

2つ目に用意すべきものは会議や勤怠管理などに使うビジネスツールです。

テレワークによる仕事をスムーズに進めるためには、以下のようなビジネスツールが必要となってきます。

  • Web会議ツール
  • チャットツール
  • Web勤怠管理ツール
  • プレゼンツール
  • メールツール
  • 文章作成ツール
  • 稼働共有のためのスケジュールツール

テレワークを導入すると対面での会議や話し合いができなくなるため、Web会議ツールやチャットツールが必要です。

また、社員の勤務状況などを把握・管理するためには、勤怠管理ツールを導入しなければなりません。

これらの導入費用も、基本的に会社が負担することになります。

消耗品や備品などの経費

3つ目に用意すべきものは消耗品や備品などの経費です。

ボールペンなどの消耗品は基本的に社員が自分で購入するでしょう。しかし、それを個人負担にするというのは現実的ではありません。

基本的には個人が立て替えて支払いして、後で会社が経費として負担する流れになります。

そのため、消耗品などの経費は用意しなければなりません。

また、経費精算の手間を回避したいなら、最初から個人負担にしないというのも一つの方法です。

例えば会社宛てに荷物を送るなら着払いにしてもらうなどすれば、個人負担ではなく最初から会社負担となり、経費精算の作業が不要になります。

どのような方法で消耗品を購入するかについては、事前に細かく決めておく必要があるでしょう。

通信回線

4つ目に用意すべきものは通信回線です。

インターネットが繋がっていなければ、社外から仕事はできません。そのため、インターネット環境を整える必要があります。

具体的には、以下の準備が必要です。

  • Wi-Fiルーターの貸し出し
  • 社員宅のブロードバンド回線導入

自宅にブロードバンド回線が導入されていない場合は工事する必要があるため、その費用も会社側が用意しなければなりません。

また通信回線の使用料は、仕事とプライベートの切り離しが難しく、どこまで会社が負担すべきか判断に迷うでしょう。

一般的には、会社側が一部の通信費用を負担して、残りを個人負担します。

しかし、会社側が何割負担になるかは明確な基準がないため、こちらも社員とよく話し合って決めなければなりません。

水道代や電気代

5つ目に用意すべきものは水道代や電気代です。

自宅で仕事していれば、当然自宅の電気を使い、喉が渇いたら自宅の水道を使用します。普通なら、自宅の水道光熱費などは個人負担でしょう。

しかし、仕事を円滑に進めるために使っているのであれば、それは経費として会社が負担しなければなりません。

もちろん、電気代や水道代といった費用はプライベート用としても使用しているため、会社が全額負担する必要はありません。

とはいっても、どこまで会社が負担すべきかについては明確なラインがありません。ちなみに厚生労働省では、一つの指針として以下のような例を掲載しています。

水道光熱費

自宅の電気、水道などの光熱費も実際には負担が生じますが、業務使用分との切り分けが困難なため、テレワーク勤務手当に含めて支払っている企業も見受けられます。

出典:厚生労働省委託事業 テレワーク相談センター「テレワーク導入のための労務管理Q&A」

テレワーク勤務手当に含めて水道光熱費を会社が一部負担するという方法です。他にも、稼働時間から費用を算出する方法もあります。

どの方法で水道光熱費を負担するのかについては、テレワーク導入前にしっかりと決めておきましょう。

テレワーク導入にかかる費用

テレワーク導入にかかる費用ここでは、テレワーク導入にかかる費用について解説します。

Web会議システムの導入費用

テレワーク導入で最も大切なのがWeb会議システムです。これがなければ、コミュニケーションが取れず円滑な業務遂行が困難となります。

では、テレワークのメインでもあるWeb会議システム導入には、いくらくらいの費用がかかるのでしょうか。

まずはハードコアを導入しなければならないため、初期費用が高くなります。

  • 初期費用:10万円
  • ハードウェア導入費用:30万円
  • システム利用料(月額):5万円

初期費用とハードウェア導入費用は最初だけしかかかりません。

しかし、システム利用料は毎月かかるため、導入した初年度の年間費用は100万円になります。

翌年からは、初期費用10万円とハードウェア導入費用30万円がなくなるため年間60万円です。

水道光熱費の費用負担

テレワーク導入でネックになりやすいのが、水道光熱費の負担をどこまですべきかという点です。これには明確な基準こそありませんが、厚生労働省ではテレワーク手当を支給する方法を推奨しています。

実際、様々な企業がテレワーク手当を利用して、水道光熱費を一部負担しています。

企業名

テレワーク手当(在宅勤務手当)

株式会社ドワンゴ

対象者へ毎月2万円の手当

インフラジスティックス・ジャパン株式会社

毎月1.2万円の在宅勤務手当を全社員に支給

ヤフー株式会社

4,000円/月

富士通株式会社

5,000円/月

ソフトバンク株式会社

在宅勤務手当を月4000円支給

NTT

1日あたり200円を支給、通勤費は実費支給

株式会社日立製作所

3,000円/月

本田技研工業株式会社

1日250円…通勤手当は廃止、実費精算

ダイドードリンコ株式会社

3,000円/月

出典:政府広報オンライン「2020政府広報 総務省 テレワークの労務管理」

以上のような形で、会社が水道光熱費の一部を負担しています。

明確な決まりはないので、それぞれの会社でどこまで負担するのか決める必要があるようです。

テレワークの環境設備で個人負担は問題あり?

テレワークの環境設備で個人負担は問題あり?テレワーク導入にあたり費用をどこまで会社が負担して、どこまで個人負担しても良いのかという点は悩みどころでしょう。

では、テレワーク導入の費用を個人負担にすることは問題があるのでしょうか?

実はテレワーク・在宅勤務・リモートワークなど社外で仕事する場合でも、労働基準法が適用されます。

そして、「労働基準法第89条第1項第5号」によると、従業員が常時10人以上の企業は「労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項を就業規則に定めなければならない(*)」とされています。

つまりテレワーク導入に際しては、会社の労務担当者が就業規則にテレワークに関する記述があるか確認しなければなりません。

また、企業は労働契約法第9条によって労働者に不利益になる変更は行えないため、「個人負担させても良い」と取れる記述がない限り、原則として会社が負担する方が望ましいというわけです。

*出典:内閣府「昭和二十二年法律第四十九号労働基準法|「労働基準法第89条第1項第5号」

テレワーク導入で削減できる費用

テレワーク導入で削減できる費用テレワーク導入には莫大な費用がかかります。しかし、導入することによって削減できる費用もあります。

削減できる主な費用は以下の通りです。

  • 交通費
  • オフィスの光熱費
  • 人材育成費
  • 採用コスト

テレワークを導入すれば、通勤費や出張費といった交通費用が大幅に削減できます。

また、オフィスを使用しないため水道光熱費の負担も減るでしょう。

さらには柔軟な働き方ができるようになれば、社員の負担やストレスが軽減されて退職が減るはずです。退職する社員が減れば新規採用の頻度が減って採用コストもダウンします。

このように、一見すると費用がかかりそうなテレワーク導入ですが、実は削減できるコストもたくさんあるのです。

テレワーク導入は助成金を活用しよう!

テレワーク導入は助成金を活用しよう!テレワーク導入費用に不安を感じているなら、補助金や助成金の制度を活用してみてください。

現在、利用可能な補助金・助成金制度には以下のものがあります。

  • 働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)
    「時間外労働の改善」「労働者のワークライフバランスの推進」「多様な働き方の推進」などを目標とする中小企業に対して支払われる助成金です。

  • 新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース助成金
    新型コロナウイルスの影響によって、テレワーク導入を余儀なくされた中小企業に対して適用される助成金制度です。

  • IT導入補助金2020
    経済産業省が提供する補助金制度の一つで、中小企業などがテレワークに必要なITツールを導入する際にかかる費用の一部を、補助金として支給してくれる制度です。

  • 事業継続緊急対策(テレワーク)助成金
    ハードウェア購入費」「機器の設置や設定」「業務委託料」「ハードウェアのリース費用」「クラウドサービスなどの利用料」などのコストに対して出る助成金です。

このように、テレワーク導入にかかる費用を負担してくれる補助金・助成金制度は数多くあります。

もちろん、どれも利用するには条件があります。しかし、適切な形でのテレワーク導入であれば、必ずどれか1つは利用できるでしょう。

社員への個人負担を減らすという意味でも、補助金・助成金制度の利用は大切です。

あなたの会社がテレワークを導入しようと考えているなら、費用に関するルールを明確にしたうえで、補助金・助成金制度をフル活用してみてください。