時間は限られています。
その限られた時間で何ができるか。
目の前の仕事に追われるばかりでいると大事なことを忘れたり、チャンスを逃したりしてしまいます。
それを防ぐ為にもまず計画をたてましょう。
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計画のスパン
計画は1日、1週間、1ヶ月、プロジェクト等の終わりの4種類を作りましょう。
これは、各個人次第ですが私の場合、一日⇒30分区切り、1週間⇒1日区切り、1ヶ月⇒1日区切り、プロジェクト⇒1週間区切りでつくります。
ただし、業務が重なり、負荷が高いときはより詳細なスケジュールをたてます。
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計画をたてるメリット
・時間の使い方が格段に違う
計画もたてずに進めると、効率が必ずといっていいほど悪くなります。時間の無駄がなくなります。
・忘れ防止
人間は必ず忘れるものです。業務を忘れればもちろん大変なことになります。
・自分の能力がわかる
何に時間がかかるか、計画をたてることや直すことで自分が何に時間を使っているかが見えてきます。
・直前で困らない
いざ、やってみたら時間がかかって間に合わないなどが起こらなくなり、
間に合わない時は、早めに上司等の相談することができます。
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スケジュールを直すタイミング
まず作るところから始まります。
私の場合、1週間、1ヶ月、プロジェクトについてはエクセルでのフォーマットをつくり、書き込んでいます。
1日については、あえて紙に書いて、パソコンの脇に置き、簡単に確認できるようにしています。
最初に作るのは多少時間がかかるでしょう。
ただ、それは全体から見ればわずかな時間です。
スケジュールの修正は、
1日⇒遅れたらその度、1週間、1ヶ月、プロジェクト⇒毎朝15分
で実施します。
また、スケジュールは納期に必ずバッファをもたせます。
予定はどんな優秀な人でも予期せぬことがおきてします必ず遅れます。
1日のスケジュール
今日は何をしなければならないか。
頭でわかったつもりになっていても、忘れたりします。
また、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃと思い、色々な作業に手をだしてしまい、結局どれも中途半端に終わってしまいます。
1日のスケジュールはおろそかにしがちですが、忘れ防止効率化の為に必須と考えます。
一日のスケジュールは業務スタート時、毎朝5分で実施します。
1週間のスケジュール
私は毎週月曜日に1週間のスケジュールをたてます。
今週はどこで何時に打ち合わせがあるか、それによって拘束される時間。
下手したら丸一日、自分の業務ができない日もあるでしょう。
それを含めて、今週何をやらなきゃならなくて、どれだけの時間があるかを把握できます。
万が一、今週中に実施しなくてはならないにも関わらず、どうしようもない時に、上司へ早めに報告できるようになります。
1ヶ月のスケジュール
納期の長いもの、取引先等に頼むもの、調査に時間がかかるもので時間がかかるもの等で早めに手をうっておく必要があるものがあります。
詳細なスケジュールをたてる必要はありませんので、
この日までに何を・・・などぐらいでいいので、
忘れ防止の為に、つくっておきましょう。
プロジェクトのスケジュール
通常であれば、必ずプロジェクトのスケジュールは使ってるでしょう。
納期がいつで、何をどのタイミングでするか。
大まかなスケジュールでいいので、必ずつくり、上司と共有することが必要です。
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まとめ
計画をたてることは、慣れるまで時間がかかるかもしれません。
ただ、忙しい中、効率よく業務を進めるためには必要なことです。
ぜひ、実施してみてください。
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